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Condivisione webinar, gestione iscrizione e invio di e-mail

Dopo aver pianificato e impostato il webinar, è possibile invitare i partecipanti nonché impostare e gestire l'iscrizione.

Invito dei partecipanti

Visualizzazione dell'URL di iscrizione e dell'ID webinar

Controllo delle provenienze delle iscrizioni

Impostazioni di iscrizione

Monitoraggio delle iscrizioni

E-mail

Invito dei partecipanti

1. Accedere all'account di GoToWebinar.

2. Selezionare Webinar personali (My Webinars) nella barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo del webinar.

3. Nella pagina Gestisci webinar, selezionare Condividi (Share) nell'angolo superiore sinistro.

Altrimenti, scorrere fino alla sezione Condividi webinar e selezionare l'opzione di consegna:

  • Inviami l'e-mail di invito: inviare tramite e-mail le informazioni per l'iscrizione al webinar a se stessi. Inviare poi l'invito ai partecipanti.
  • Copia informazioni webinar: copiare e incollare le informazioni dell'iscrizione al webinar sulla pagina Web, sul documento o su qualsiasi supporto. Per selezionare il testo visualizzato, fare clic su Seleziona tutto, per evidenziare ogni cosa e copiarla ed incollarla facendo clic con il pulsante destro del mouse sul testo evidenziato e selezionando Copia. Altrimenti, è possibile selezionare il testo evidenziato e premere il tasto Ctrl + C sulla tastiera per copiarlo e Ctrl + V per incollarlo da qualche parte.

Visualizzazione dell'URL di iscrizione e dell'ID webinar

1. Accedere all'account di GoToWebinar.

2. Selezionare Webinar personali (My Webinars) nella barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo del webinar.

3. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione Condividi webinar in cui vengono visualizzati l'URL di iscrizione e l'ID webinar. È possibile fare clic sull'URL di iscrizione per visualizzare il modulo di iscrizione che appare ai partecipanti.

Controllo delle provenienze delle iscrizioni

1. Accedere all'account di GoToWebinar.

2. Selezionare Webinar personali (My Webinars) nella barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo del webinar.

3. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione Condividi webinar e copiare l'URL di iscrizione.

4. Aggiungere la provenienza alla fine dell'URL di iscrizione (ad esempio, https://attendee.gotowebinar.com/register/1751482784943615232?source=email). È possibile aggiungere le provenienze all'URL di iscrizione, quali "?source=google", "?source=facebook" ,"?source=linkedin" e così via. La provenienza non può essere costituita da più di 128 caratteri.

5. Per visualizzare le provenienze delle richieste di iscrizione al webinar degli utenti, fare clic su Genera relazioni nella barra di navigazione sinistra e selezionare Relazione Iscrizioni.

6. Selezionare Genera relazione Excel per il webinar del quale si desidera tenere traccia delle provenienze. La Relazione Iscrizioni mostrerà la provenienza della richiesta dell'utente.

Impostazioni di iscrizione

1. Accedere all'account di GoToWebinar.

2. Selezionare Webinar personali (My Webinars) nella barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo del webinar.

4. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione Condividi webinar.

5. Fare clic su Modifica nella sezione Impostazioni di iscrizione per gestirla.

Impostazione di Limite iscritti

Si può impostare Limite iscritti in modo che nessun utente sia più in grado di iscriversi al webinar se è stato raggiunto il numero massimo di iscritti. Limite iscritti può essere al massimo pari a dieci volte Limite partecipanti (per esempio, il primo può essere impostato al massimo su 1.000, se il secondo è pari a 100).

1. Immettere un numero non superiore a Limite iscritti nella casella sotto Dimensioni webinar.

2. Fare clic su Salva (Save). Dopo che tale numero di persone si è iscritto al webinar, nessun altro si può iscrivere.

Aggiunta di ulteriori campi di iscrizione

1. Nella pagina Gestisci iscrizione, è possibile selezionare campi di iscrizione aggiuntivi obbligatori o facoltativi da far compilare ai partecipanti:

  • Indirizzo
  • Città
  • Stato/Provincia
  • CAP
  • Paese
  • Telefono
  • Settore
  • Organizzazione
  • Qualifica
  • Periodo di tempo per l'acquisto
  • Ruolo nella procedura di acquisto
  • No. di impiegati
  • Domande e commenti

2. A meno che venga selezionata la casella di controllo "Richiesto" accanto a ciascun campo di iscrizione aggiuntivo, esso sarà facoltativo, per impostazione predefinita.

3. Fare clic su Salva (Save). È possibile fare clic sull'URL di iscrizione nella pagina Gestisci webinar per visualizzare ciò che appare ai partecipanti.

Creazione, modifica, cambiamento dell'ordine ed eliminazione delle domande di iscrizione personalizzate

1. Nella pagina Gestisci iscrizione, andare alla sezione Creare la domanda. È vietato richiedere informazioni personali riservate (dati della carta di credito, numeri di codice fiscale, ecc.) nelle domande relative all'iscrizione.

2. Fare clic su Nuova domanda per creare una domanda di iscrizione.

3. Selezionare il tipo di domanda:

  • Risposta breve: fornisce agli iscritti una risposta aperta.
  • Scelta multipla con una risposta sola: offre agli iscritti la scelta di selezionare una risposta fra diverse opzioni disponibili.

4. Immettere il quesito nel campo Domanda. Se si sceglie il tipo di domanda a scelta multipla, immettere almeno 2 risposte nel campo Risposte. Se si desiderano aggiungere più di 3 opzioni d risposta, fare clic su Aggiungi un'altra risposta.

5. Fare clic su Crea per salvare la domanda.

  • Per modificare la domanda, fare clic su quella attuale nella pagina Gestisci iscrizione. Dopo aver effettuato le modifiche, fare clic su Aggiorna.
  • Per rendere la domanda personalizzata obbligatoria, selezionare la casella di controllo "Richiesto" accanto alla domanda nella pagina Gestisci iscrizione.
  • Per eliminare la domanda, fare clic sull'icona Rimuovi accanto ad essa nella pagina Gestisci iscrizione.
  • Per modificare l'ordine delle domande, selezionare e trascinare la domanda in alto o in basso nell'elenco delle domande nella pagina Gestisci iscrizione.

6. Fare clic su Salva (Save).

Approvazione degli iscritti automatica o manuale

1. Nella pagina Gestisci iscrizione, scorrere fino alla sezione Approvazione.

2. Selezionare una delle opzioni di approvazione:

  • Approvazione automatica (Automatic Approval): gli iscritti riceveranno immediatamente le informazioni su come partecipare al webinar una volta effettuata l'iscrizione.
  • Approvazione manuale (Manual Approval): è necessario approvare l'iscrizione prima che gli interessati ricevano le informazioni su come partecipare al webinar.

3. Se si desidera ricevere un messaggio e-mail ogni qualvolta qualcuno si iscrive, selezionare la casella di controllo "Notifica iscrizione". Se tale opzione non viene selezionata, è possibile tornare alla pagina Gestisci webinar, fare clic su Gestisci o sul collegamento del numero dell'iscritto nella sezione Gestisci iscrizione, per approvare o rifiutare le iscrizioni.

4. Fare clic su Salva (Save).

Indirizzamento degli iscritti a una pagina di conferma

1. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione Impostazioni di iscrizione.

2. Fare clic su Modifica accanto a Impostazioni di iscrizione.

3. Selezionare una delle opzioni seguenti:

  • Indirizzare gli iscritti alla pagina di conferma di GoToWebinar: agli iscritti verrà visualizzata una pagina di conferma.
  • Indirizzare gli iscritti alla pagina di conferma personalizzata: immettere l'URL del sito Web al quale si desidera che vengano indirizzati gli iscritti dopo aver effettuato la registrazione.

4. Fare clic su Salva per salvare le modifiche.

Creazione di una password per il webinar

1. Nella pagina Gestisci webinar, fare clic su Modifica accanto a Impostazioni registrazione.

2. Selezionare la casella di controllo "Crea password webinar" (Create a webinar password) per richiedere ai partecipanti di immettere una password prima di collegarsi a un webinar.

3. Immettere la password. È necessario inviare la password agli iscritti, altrimenti questi ultimi non potranno partecipare al webinar. Per motivi di sicurezza, GoToWebinar non invia la password.

4. Fare clic su Salva per salvare le modifiche.

Monitoraggio delle iscrizioni

1. Accedere all'account di GoToWebinar.

2. Selezionare Webinar personali (My Webinars) nella barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo del webinar.

4. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione Condividi webinar.

5. Fare clic su Visualizza nella sezione Monitoraggio iscritti:

Approvazione, rifiuto o annullamento dell'iscrizione

1. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione Gestione iscrizioni.

2. Fare clic su Gestisci o sul numero di iscritti, per approvare o rifiutare le iscrizioni.

3. Nella pagina Iscritti, selezionare uno o più iscritti dalla scheda Attesa approvazione, quindi fare clic su Approva o Rifiuta.

Gli iscritti la cui iscrizione è stata approvata riceveranno un messaggio e-mail di conferma e i loro nomi verranno spostati nella scheda Approvate nella pagina Iscritti. È ancora possibile annullare l'iscrizione dopo che è stata già approvata e i nomi degli iscritti verranno spostati nella scheda Iscrizioni rifiutate.

I nomi degli iscritti la cui iscrizione è stata rifiutata verranno spostati nella scheda Rifiutate, dove sarà ancora possibile approvare l'iscrizione, se si cambia idea.

  • Per visualizzare i dati di un iscritto, fare clic sul suo nome nella pagina Iscritti:
    • Stato: In attesa approvazione, Iscrizione approvata o rifiutata
    • Iscritto: data in cui la persona si è iscritta al webinar
    • E-mail: indirizzo e-mail dell'iscritto
    • Risposte d'iscrizione: risposte inviate alle domande d'iscrizione personalizzate
  • Per esportare i dati d'iscrizione in Excel, fare clic su Relazione Iscrizioni nella pagina Iscritti.
  • Per inviare di nuovo il messaggio e-mail di conferma, fare clic sul nome di un iscritto nella pagina Iscritti, quindi fare clic su Invia di nuovo e-mail di conferma nella pagina Dati sull'iscritto.

E-mail

1. Accedere all'account di GoToWebinar.

2. Selezionare Webinar personali (My Webinars) nella barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo del webinar.

4. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione E-mail.

5. Fare clic su Modifica accanto al tipo di e-mail da inviare.

Invio di e-mail di conferma agli iscritti

1. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione E-mail.

2. Fare clic su Modifica nell'e-mail di conferma nella sezione Iscritti.

3. Nella pagina E-mail di conferma, sarà possibile scegliere se si desidera inviare un messaggio e-mail di conferma agli iscritti selezionando la casella di controllo "Invia e-mail di conferma agli iscritti".

4. Se è stata selezionata la casella di controllo "Invia e-mail di conferma agli iscritti", è possibile modificare l'oggetto del messaggio e-mail e immettere il testo personalizzato

5. Fare clic su Salva (Save). È possibile visualizzare le modifiche nella sezione E-mail della pagina Gestisci webinar. Per visualizzare un'anteprima del messaggio e-mail destinato agli iscritti, selezionare Anteprima.

Se si desiderano inviare di nuovo le e-mail di conferma, tornare alla pagina Gestisci webinar e fare clic su Gestisci accanto a Monitoraggio iscritti.

Invio di e-mail di promemoria agli iscritti e gli esperti

1. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione E-mail.

2. Fare clic su Modifica nella sezione E-mail di promemoria.

3. Nella pagina E-mail di promemoria, pianificare il messaggio e-mail di promemoria da inviare agli iscritti e agli esperti, scegliendo una o più opzioni:

  • 1 ora prima dell'ora e della data di inizio del webinar
  • 1 giorno prima dell'ora e della data di inizio del webinar
  • 1 settimana prima dell'ora e della data di inizio del webinar

È possibile selezionare Invia copia e-mail di promemoria all'organizzatore se si desidera riceverne una copia. Per visualizzare un'anteprima del messaggio e-mail destinato ai partecipanti, selezionare Anteprima.

4. È possibile immettere testo personalizzato nel campo fornito. È possibile personalizzare i messaggi e-mail di promemoria fino a quando non vengono inviati ai partecipanti.

5. Fare clic su Salva (Save). È possibile visualizzare le modifiche nella sezione E-mail della pagina Gestisci webinar. Per visualizzare un'anteprima del messaggio e-mail destinato ai partecipanti, selezionare Anteprima.

Invio di e-mail supplementari ai partecipanti e gli assenti

1. Nella pagina Gestisci webinar, scorrere fino alla sezione E-mail.

2. Fare clic su Modifica accanto a E-mail supplementare per i partecipanti. Se si desiderano inviare e-mail supplementari agli assenti (iscritti che non hanno partecipato), fare clic su Modifica nella sezione E-mail supplementare agli assenti.

3. Nella pagina, E-mail supplementare selezionare la casella di controllo "Invia e-mail supplementare ai partecipanti" o quella "Invia e-mail supplementare agli assenti". Il messaggio e-mail supplementare può essere inviato ai partecipanti fino a 7 giorni dopo la data di fine del webinar pianificato.

4. Scegliere quando si desidera inviare il messaggio e-mail supplementare:

  • 1-6 settimane dopo la data di fine pianificata
  • 1-6 giorni dopo la data di fine pianificata
  • 1-6 ore dopo la data di fine pianificata

È possibile selezionare Invia copia e-mail supplementare all'organizzatore se si desidera ricevere una copia.

5. Specificare l'oggetto e il testo del corpo nel campo fornito per personalizzare l'e-mail.

6. Fare clic su Seleziona registrazione per allegare una registrazione all'e-mail. È possibile caricare le registrazioni nella pagina Registrazioni personali.

7. Fare clic su Salva (Save). È possibile visualizzare le modifiche nella sezione E-mail della pagina Gestisci webinar. Per visualizzare un'anteprima del messaggio e-mail destinato ai partecipanti, selezionare Anteprima.

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