Domande frequenti sulla pianificazione, GoToMeeting

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Domande frequenti sulla pianificazione

Consulta qui le domande frequenti sulla pianificazione delle riunioni.

Argomenti in questo articolo:

Domande generali

Sono un nuovo utente di GoToMeeting e devo organizzare una riunione. Cosa devo fare?

Qual è la differenza tra una riunione singola e una riunione ricorrente?

Pianificazione di una riunione

Come si imposta una riunione ricorrente (ad esempio, ogni lunedì)?

Come si modificano la data e l'orario di una riunione ricorrente?

Sto riscontrando problemi nella selezione dell'orario corretto per la riunione.

È possibile mantenere lo stesso ID riunione e/o gli stessi numeri di telefono per tutte le riunioni?

Come faccio a invitare i partecipanti alla riunione?

È possibile pianificare riunioni sovrapposte?

Quanto può durare una riunione?

Con quanto anticipo è possibile pianificare una riunione?

Avvio di una riunione

Come si avvia una riunione?

È possibile avviare una riunione prima dell'orario pianificato?

È possibile avviare una riunione dopo l'orario pianificato?

Che cosa accade se la riunione supera la durata pianificata?

Non vedo la riunione in Riunioni personali. Cosa è successo?

Configurazione della riunione

Come si imposta o si modifica il fuso orario dell'account?

Se si modifica una riunione pianificata, vengono modificati anche l'ID riunione e le informazioni per la chiamata telefonica?

Come si impostano o si modificano le opzioni audio per le riunioni?

È possibile pianificare una riunione solo via telefono o chiamata?

Che cos'è un numero preferito e come è possibile configurarlo?

Ho bisogno di numeri di telefono per altri Paesi. Come si impostano o si modificano i Paesi per i numeri per la chiamata telefonica?

Come si può annullare o eliminare una riunione?

Risoluzione dei problemi

La riunione ha smesso di funzionare. Se provo ad avviare una riunione, si verifica un errore. Perché succede?

Appare il messaggio "È già stata pianificata una riunione per questo orario". Cosa significa?

La mia riunione scadrà?

 

Domande generali

Sono un nuovo utente di GoToMeeting e devo organizzare una riunione. Cosa devo fare?

Benvenuto! Ecco alcune informazioni introduttive. Per iniziare, accedi all'account e fai clic sul pulsante arancione Pianifica. Verrà aperta una finestra dove è possibile impostare i dettagli. Per ulteriori informazioni, vedi Pianificazione di una riunione.

Qual è la differenza tra una riunione singola e una riunione ricorrente?

Quando si pianifica una riunione, nel menu a discesa al di sotto del titolo per la riunione saranno disponibili due opzioni. È possibile scegliere quella più adatta alle proprie esigenze:

  • Si svolge una sola volta: queste riunioni hanno una data e un orario impostati, oltre a un ID riunione univoco e alle informazioni sull'audio. Trascorso l'orario di conclusione della riunione, l'ID riunione scade.
  • Si svolge più volte: anche queste riunioni dispongono di un ID riunione univoco e di informazioni sull'audio ma non hanno una data o un orario di inizio impostati, di conseguenza non scadono mai e possono essere riutilizzate.

Pianificazione di una riunione

Come si imposta una riunione ricorrente (ad esempio, ogni lunedì)?

È possibile eseguire questa operazione scegliendo l'opzione "Si svolge più volte" nel menu a discesa al di sotto il titolo della riunione (durante la pianificazione di una nuova riunione o durante la modifica di una esistente).

Una volta selezionata questa opzione, gli elenchi a discesa con data e ora non saranno visibili, dato che una riunione ricorrente non scade mai ed è sempre disponibile. Per invitare altre persone a partecipare alla riunione utilizzando un applicazione di calendario di terze parti (ad esempio, Microsoft Outlook o Google Calendar), basta includere l'URL di accesso alla nuova riunione.

Come si modificano la data e l'orario di una riunione ricorrente?

Poiché le riunioni ricorrenti non sono associate a una data o a un orario (dato che non scadono mai), non è necessario aggiornare GoToMeeting se si apportano modifiche alla pianificazione della riunione. È sufficiente aggiornare la data e l'orario nell'applicazione di calendario utilizzata per invitare altri utenti alla riunione per informare i partecipanti sulle modifiche alla pianificazione.

Se è stata pianificata una riunione singola, sarà necessario modificare data e orario della riunione.

Sto riscontrando problemi nella selezione dell'orario corretto per la riunione.

Se stai pianificando una riunione che si svolgerà più volte (ad esempio, le riunioni ricorrenti), non è necessario pianificare una data e un orario. Le riunioni ricorrenti sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e non scadono mai.

Se stai pianificando una riunione che si svolgerà solo una volta, GoToMeeting visualizzerà automaticamente la data odierna e l'ora successiva più vicina in base al fuso orario dell'account. È possibile modificare la data e l'orario predefiniti come segue:

  • Data: fai clic sulla data per aprire il menu a discesa del calendario, quindi scegli la data desiderata (utilizza le frecce di direzione per scorrere i mesi).
  • Orario: fai clic sull'orario per aprire il menu a discesa, quindi immetti l'ora di inizio, utilizzando i due punti per separare ore e minuti. È anche possibile digitare l'orario secondo il sistema orario a 24 ore, senza specificare "AM" e "PM" (ad esempio, se si digita "14:00", si imposterà automaticamente l'orario di inizio alle 2:00 PM, anche se il menu a discesa è impostato su "AM"). È possibile pianificare riunioni solo in orari futuri.
  • Durata: fai clic sul menu a discesa della durata e seleziona la durata desiderata per la riunione (ad esempio, 30 o 60 minuti).
  • Fuso orario: se desideri modificare il fuso orario della riunione, fai clic su Fuso orario della riunione. Se viene visualizzato un avviso relativo all'orario di inizio, potrebbe essere necessario verificare la data o il fuso orario dell'account. Se lo desideri, è possibile selezionare un diverso fuso orario per la riunione (ad esempio, il fuso orario dei partecipanti). GoToMeeting converte automaticamente l'ora di inizio nel tuo fuso orario per facilitare la pianificazione.

È possibile mantenere lo stesso ID riunione e/o gli stessi numeri di telefono per tutte le riunioni?

Sì.Vi sono 2 modi per farlo:

  • È possibile semplificare le riunioni prenotando una sala riunioni personalizzata, con un URL personalizzato e disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 tramite l'ID riunione ricorrente.

  • È inoltre possibile pianificare una nuova riunione ricorrente, che non scade mai ed è sempre disponibile. Ogni riunione pianificata in GoToMeeting ha il proprio ID riunione univoco e le relative informazioni sull'audio. Se però si utilizza la stessa riunione ricorrente per ciascun evento di una serie di riunioni (invece che pianificare una nuova riunione per ogni sessione), l'ID riunione e le informazioni sull'audio rimarranno invariate.

Nota: i numeri di telefono possono cambiare se si aggiungono o rimuovono Paesi per la chiamata telefonica (numeri interurbani e/o numeri gratuiti), perché GoToMeeting genererà numeri di telefono per tutti i Paesi selezionati.

Come faccio a invitare i partecipanti alla riunione?

Quando fai clic Salva per pianificare una riunione, GoToMeeting genera automaticamente il testo dell'invito con tutte le informazioni per partecipare alla riunione, incluse le informazioni sull'audio.

Copia il testo dell'invito e apri l'applicazione di calendario, ad esempio Microsoft Outlook o Google Calendar. Apri una nuova riunione o un appuntamento nel calendario, seleziona la data e l'orario e aggiungi le persone dall'elenco dei contatti, così come fai normalmente per le altre riunioni. Quindi, è sufficiente incollare le informazioni di GoToMeeting e inviare l'invito del calendario.

È inoltre possibile integrare GoToMeeting con il Calendario di Microsoft Outlook o con Google Calendar per facilitare la pianificazione e gestione delle riunioni. Per ulteriori informazioni, accedi all'account online e vai a Impostazioni.

È possibile pianificare riunioni sovrapposte?

Sì. È possibile pianificare più di una riunione nella stessa fascia oraria ma si può avviare una sola riunione per volta. Se provi a pianificare riunioni sovrapposte, verrà visualizzato un avviso per informarti del conflitto di orario.

Tuttavia, è possibile assegnare a ogni riunione un coorganizzatore che si occuperà di avviare la riunione. Inoltre, se stai partecipando a una riunione e vuoi uscire senza farla terminare per tutti, è possibile assegnare il ruolo di organizzatore a un altro partecipante, in modo che la riunione possa continuare.

Per assegnare il ruolo di coorganizzatore, è necessario possedere un account di GoToMeeting con più postazioni. Per aggiungere più postazioni all'account, è possibile modificare il piano in qualsiasi momento.

Quanto può durare una riunione?

Per le riunioni pianificate per svolgersi una sola volta, è possibile selezionare fino a 5 ore nel menu a discesa. È anche possibile digitare manualmente la durata desiderata (in minuti). La riunione non verrà interrotta se è ancora in svolgimento dopo la durata stabilita.

Se desideri pianificare una riunione senza specificare la durata, prova a pianificare una riunione ricorrente. Questo tipo di riunione non è associato a una data o a un orario e non scade mai.

Con quanto anticipo è possibile pianificare una riunione?

È possibile pianificare le riunioni con un notevole anticipo: basta utilizzare le icone delle frecce nel menu a discesa del calendario per scorrere tra i mesi e gli anni.

Avvio di una riunione

Come si avvia una riunione?

Per avviare una riunione, è sufficiente individuarla via Web o tramite l'applicazione per desktop di GoToMeeting oppure fare clic sull'URL di accesso. Per ulteriori informazioni sull'avvio di una sessione, vedi Avvio di una riunione pianificata.

Guarda i video di formazione per Windows e Mac per scoprire ulteriori informazioni sul controllo dell'audio, sulla condivisione dello schermo e sull'utilizzo di altre funzionalità durante una riunione.

È possibile avviare una riunione prima dell'orario pianificato?

Sì. La riunione diventa disponibile subito dopo la pianificazione, pertanto è possibile avviarla quando si desidera.

È inoltre possibile avviare la riunione più volte: questo è il modo migliore per prepararsi allo svolgimento reale. L'avvio in anticipo di una riunione non modifica la pianificazione né gli inviti.

Nota: se è stata pianificata una riunione ricorrente, è possibile avviarla in qualsiasi momento e non scade mai!

È possibile avviare una riunione dopo l'orario pianificato?

Sì, le riunioni vengono create con un sufficiente margine di tempo oltre il periodo pianificato, in modo che sia possibile proseguire la riunione in caso di imprevisti o di cambi di programma. Le riunioni pianificate rimarranno disponibili per 30 giorni dopo la data di fine pianificata. A quel punto, l'ID riunione scadrà e sarà necessario pianificare una nuova sessione.

Se non vuoi che la tua riunione scada, la prossima volta prova con la pianificazione di una riunione ricorrente.

Che cosa accade se la riunione supera la durata pianificata?

La riunione proseguirà senza interruzioni finché l'utente che l'ha pianificata non conclude o abbandona la sessione. Se utilizzi una sala riunioni personalizzata e sono state pianificate più riunioni consecutive, i partecipanti della riunione successiva potrebbero collegarsi alla riunione precedente, se questa dura oltre il tempo previsto.

Non vedo la riunione in Riunioni personali. Cosa è successo?

Nella pagina Riunioni personali sono elencate tutte le riunioni programmate, in corso e ricorrenti. Se hai appena pianificato una riunione, prova ad aggiornare la pagina per visualizzarla. È anche possibile fare clic su Mostra riunioni degli ultimi 30 giorni per visualizzare più riunioni (incluse quelle il cui orario di inizio è già passato).

Se nella sezione Mostra riunioni degli ultimi 30 giorni non vengono visualizzate riunioni, è possibile che la riunione sia scaduta. Se non vuoi che la tua riunione scada, prova con la pianificazione di una riunione ricorrente.

Configurazione della riunione

Come si imposta o si modifica il fuso orario dell'account?

Fai clic sul menu Salve, <your name> nell'angolo superiore destro dello schermo e seleziona Account personale nella barra di navigazione a destra. Per modificare il fuso orario, fai clic su Modifica accanto a "Informazioni personali".

Se si modifica una riunione pianificata, vengono modificati anche l'ID riunione e le informazioni per la chiamata telefonica?

La modifica dei dettagli della riunione, come la data e l'orario, non influisce sull'ID della riunione o sulle informazioni sull'audio di una riunione già pianificata.

Se si aggiungono numeri per la chiamata telefonica per altri Paesi, verranno modificati i numeri di tutti i Paesi. Questo accade perché GoToMeeting genera in modo casuale le informazioni per la chiamata telefonica disponibili per tutti i Paesi selezionati.

Quando vengono salvate le modifiche apportate a una riunione pianificata, viene creato un messaggio di invito aggiornato. È possibile utilizzare tale testo per informare i partecipanti del nuovo orario o delle nuove informazioni sull'audio.

Come si impostano o si modificano le opzioni audio per le riunioni?

Per visualizzare o modificare le preferenze audio per tutte le riunioni, accedi all'account e vai a Impostazioni.

È inoltre possibile modificare le opzioni audio di una determinata riunione quando si pianifica o si modifica una riunione. Per modificare una riunione, individua la riunione che desideri modificare in Riunioni personali e fai clic sull'icona Modifica a destra.

GoToMeeting fornisce le seguenti opzioni audio incorporate:

  • VoIP: l'utente e i partecipanti possono utilizzare l'audio del computer tramite il microfono e gli altoparlanti. L'audio sarà migliore utilizzando le cuffie.
  • Numero per chiamate interurbane: GoToMeeting genera un numero telefonico casuale.
  • Numeri gratuiti: se possiedi OpenVoice Integrated, è possibile includere numeri telefonici gratuiti. Fai clic qui per ulteriori informazioni sul collegamento audio con numeri gratuiti o su come aggiungere OpenVoice Integrated al piano di GoToMeeting.

Per attivare un'opzione, è sufficiente selezionare la relativa casella di controllo. Si consiglia di fornire sia l'opzione VoIP sia la chiamata telefonica, in modo che i partecipanti possano scegliere l'opzione che preferiscono.

Se si desidera utilizzare il proprio servizio di conferenza telefonica anziché l'audio integrato di GoToMeeting, è possibile aggiungere l'informazione direttamente a GoToMeeting. È sufficiente selezionare "Usa servizio conferenza telefonica personalizzato" e aggiungere le istruzioni per i partecipanti.

È possibile pianificare una riunione solo via telefono o chiamata?

È possibile impostare le opzioni audio per le riunioni solo tramite chiamata interurbana e/o numeri gratuiti, in modo che chiunque utilizzi il telefono per collegarsi all'audio. Non è obbligatorio condividere lo schermo o utilizzare altre funzioni durante la riunione se non è necessario.

Tuttavia, è necessario avviare la riunione come organizzatore, prima che gli utenti possano accedere e connettersi all'audio. È possibile avviare la riunione facendo clic su Avvia in Riunioni personali, tramite il collegamento della riunione presente nell'invito oppure utilizzando l'applicazione GoToMeeting, se installata.

Che cos'è un numero preferito e come è possibile configurarlo?

È possibile includere i numeri per la chiamata telefonica per oltre 50 Paesi tramite l'audio incorporato di GoToMeeting. Nel testo dell'invito sono elencati tutti i numeri utili per i partecipanti. Un numero preferito è il numero che viene visualizzato per primo nell'elenco.

Per impostare il numero preferito, accedi all'account e vai alla pagina Impostazioni. Nella sezione Audio, fai clic su Modifica accanto all'opzione di chiamata telefonica. Seleziona le caselle di controllo accanto a tutti i Paesi che desideri includere nelle informazioni per la chiamata telefonica. Fai clic sull'icona con la stella per impostare un numero come numero preferito. Con questa opzione, il numero per la chiamata telefonica per il Paese verrà sempre visualizzato per primo nell'elenco.

È possibile selezionare un solo numero preferito per volta.

Ho bisogno di numeri di telefono per altri Paesi. Come si impostano o si modificano i Paesi per i numeri per la chiamata telefonica?

È possibile includere i numeri per la chiamata telefonica per oltre 50 Paesi, selezionando i Paesi nelle impostazioni audio.

Fai clic su Modifica accanto all'opzione di chiamata telefonica nelle impostazioni audio. Seleziona tutti i Paesi che desideri includere selezionando le caselle di controllo, quindi fai clic su Salva.

Se disponi di OpenVoice Integrated, è possibile aggiungere o rimuovere i numeri gratuiti allo stesso modo. Fai clic su Modifica accanto all'opzione per i numeri gratuiti e seleziona i Paesi desiderati.

Per aggiornare le preferenze audio per tutte le riunioni in programma, vai alla pagina Impostazioni dell'account e apporta le modifiche desiderate nella sezione Audio.

Come si può annullare o eliminare una riunione?

Se utilizzi un'applicazione di calendario di terze parti (ad esempio, Outlook o Google Calendar) per invitare i partecipanti alla riunione, puoi utilizzare la stessa applicazione per informarli in caso di annullamento della riunione. Non è necessario apportare modifiche a GoToMeeting poiché la sessione scadrà automaticamente.

Se invece desideri posticipare la riunione, è possibile modificare la data e l'orario. Per ulteriori informazioni, consultare il paragrafo Modifica di una riunione pianificata. Se desideri eliminare definitivamente una riunione, vedi Annullamento di una riunione.

È inoltre possibile integrare GoToMeeting con il Calendario di Microsoft Outlook o con Google Calendar per facilitare la pianificazione e gestione delle riunioni. Per ulteriori informazioni, accedi all'account online e vai a Impostazioni.

Risoluzione dei problemi

La riunione ha smesso di funzionare. Se provo ad avviare una riunione, si verifica un errore. Perché succede?

La riunione potrebbe essere scaduta se era stata pianificata per essere svolgersi una sola volta e l'orario di inizio è trascorso.

Se non vuoi che la tua riunione scada, la prossima volta prova con la pianificazione di una riunione ricorrente.

Se non è possibile avviare una riunione e si verificano degli errori all'accesso, contattaci per verificare lo stato dell'account.

Appare il messaggio "È già stata pianificata una riunione per questo orario". Cosa significa?

Come organizzatore, è possibile avviare una sola riunione per volta. Potresti aver già pianificato una riunione che presenta un conflitto di orario con la riunione che stai cercando di pianificare. Vedere È possibile pianificare riunioni sovrapposte? per ulteriori informazioni.

Questi conflitti si possono verificare se si condivide un account GoToMeeting. È possibile aggiungere facilmente più organizzatori all'account in modo che ciascun organizzatore possa pianificare e organizzare riunioni gratuitamente. Se è necessario aggiungere i colleghi all'account, contattaci o modifica il piano in qualsiasi momento.

La mia riunione scadrà?

Se stai partecipando a una riunione, no: la sessione continuerà senza interruzioni finché non conclude o non abbandoni la riunione, anche se la durata ha superato l'orario di fine pianificato.

Tuttavia, le riunioni pianificate in una data e in un orario specifici scadranno 30 giorni dopo il termine programmato e l'ID della riunione non sarà più valido. A quel punto, l'ID riunione scadrà e sarà necessario pianificare una nuova sessione. Se non vuoi che la tua riunione scada, la prossima volta prova con la pianificazione di una riunione ricorrente.