Pianificazione di una riunione con il plugin di Outlook, GoToMeeting

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Pianificazione di una riunione con il plugin di Outlook

Il plugin GoToMeeting Outlook consente di pianificare riunioni direttamente dal calendario di Outlook. È quindi possibile inviare gli inviti alle riunioni via e-mail direttamente ai contatti. Per istruzioni sull'installazione della modalità di amministrazione invisibile all'utente e per il singolo computer, vedere Installazione del plugin di Outlook di GoToMeeting.

IMPORTANTE: se si utilizza il plugin Outlook di GoToMeeting, è preferibile creare e aggiornare le riunioni solo in Outlook: le eventuali riunioni pianificate, ripianificate o annullate in Outlook verranno riflesse correttamente nel portale di amministrazione di GoToMeeting. Tuttavia, in caso di ripianificazione o di annullamento di una riunione nel portale di amministrazione di GoToMeeting, le modifiche non verranno mostrate in Outlook. Inoltre, se si ripianifica una riunione mentre è attiva la modalità offline di Outlook, tale modifica non verrà visualizzata nel sito di amministrazione di GoToMeeting.

IMPORTANTE: per verificare che durante le riunioni vengano applicate le preferenze audio specificate, aprire Impostazione delle opzioni audio predefinite. Il plugin di Outlook utilizza automaticamente le impostazioni audio predefinite che l'utente ha specificato per il proprio account nel portale dell'applicazione. Se, ad esempio, si specificano numeri di conferenza a pagamento o gratuiti, tali numeri verranno selezionati e usati dal plugin solo se sono definiti nel portale.

Pianificazione di una riunione da Outlook

Aggiornamento o rimozione di una riunione da Outlook

Aggiornamento o modifica della pianificazione di una riunione da Outlook

Rimozione di una riunione da Outlook

Per pianificare una riunione da Outlook

1. Nel calendario, fare doppio clic sulla fascia oraria desiderata.

2. Fare clic sul pulsante Aggiungi riunione.

3. Se questa è la prima volta che si utilizza il plugin GoToMeeting Outlook, verrà chiesto di immettere l'e-mail e la password per l'account GoToMeeting. Selezionare la casella di controllo “Memorizza credenziali” per salvare le informazioni relative all'account e fare clic su OK.

4. Viene creato un nuovo appuntamento con le informazioni sulla riunione compilate con collegamenti per l'accesso personalizzati e numeri di telefono. È possibile invitare partecipanti facendo clic sul pulsante Invita partecipanti (Invite Attendees) nella barra multifunzione. Fare clic su Invia per inviare l'invito alla riunione ai partecipanti.

Nota: il plugin non aggiorna automaticamente il Calendario di Outlook quando le riunioni sono pianificate o modificate dal sito Web GoToMeeting o dall'app GoToMeeting per dispositivi mobili. È necessario aggiornare manualmente le riunioni in Outlook.

Aggiornamento o rimozione di una riunione da Outlook

Dal calendario di Outlook, è possibile aggiornare o rimuovere eventuali sessioni di GoToMeeting che sono state pianificate con il plugin.

Aggiornamento o modifica della pianificazione di una riunione nel calendario di Outlook

Se si esegue l'aggiornamento o si modifica la pianificazione di un appuntamento nel Calendario, anche quella della riunione associata verrà modificata.

1. Nel calendario, fare doppio clic sulla riunione che si desidera aggiornare.

2. Saranno visualizzate le informazioni relative all'appuntamento per la riunione. Aggiornare la data, l'ora, l'oggetto della riunione o i partecipanti.

3. Fare clic su Invia aggiornamento (Send Update) per inviare gli aggiornamenti ai partecipanti. Se non si desidera inviare un aggiornamento, fare clic sull'icona Salva .

Rimozione di una riunione dal calendario di Outlook

1. Nel calendario, fare doppio clic sulla riunione che si desidera rimuovere.

2. Saranno visualizzate le informazioni relative all'appuntamento per la riunione. Fare clic sul pulsante Rimuovi riunione (Remove Meeting) in alto nella barra multifunzione.

3. Salvare le modifiche uscendo dall'appuntamento e facendo clic su nel messaggio popup “Salvare le modifiche” (“Do you want to save changes”) o facendo clic sull'icona Salva . La riunione verrà rimossa dal calendario.

Nota: se si elimina un appuntamento che include l'invito a una riunione, anche la riunione associata verrà eliminata.

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