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Partager des webinaires, gérer l'inscription et envoyer des e-mails

Une fois que vous avez planifié et configuré votre webinaires, vous pouvez inviter des participants, gérer l'inscription et préparer des e-mails et des documents.

Inviter les participants

Afficher l'URL d'inscription et l'ID du webinaire

Traquer les sources d'inscription

Paramètres d'inscription

Gestion des inscriptions

E-mails

Inviter les participants

Connectez-vous à votre compte en ligne.

2. Sélectionnez Mes webinaires (My Webinars) dans la navigation de gauche. Cliquez sur le titre du webinaire.

3. Dans la page Gérer la formation (Manage Webinar), sélectionnez Inviter (Share) dans l'angle supérieur gauche.

Vous pouvez aussi faire défiler jusqu'à la section Partager votre webinaire et sélectionner une option d'expédition :

  • M'envoyer l'invitation par e-mail (Email Me Invitation) : vous envoyez à vous-même les informations d'inscription au webinaire. Ensuite, envoyez l'invitation aux participants.
  • Copier les détails du webinaire : copiez et collez les informations d'inscription au webinaire dans une page Web, un document ou dans l'élément voulu, quel qu'il soit. Pour sélectionner tout le texte affiché, cliquez sur Sélectionner tout pour tout mettre en surbrillance, puis copiez et collez-le en cliquant avec le bouton droit sur le texte sélectionné et en choisissant Copier. Vous pouvez également mettre le texte en surbrillance et appuyer sur Ctrl + C pour le copier, puis sur Ctrl + V pour le coller à l'endroit voulu.

Afficher l'URL d'inscription et l'ID du webinaire

Connectez-vous à votre compte en ligne.

2. Sélectionnez Mes webinaires (My Webinars) dans la navigation de gauche. Cliquez sur le titre du webinaire.

3. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section Partager votre webinaire (Share Your Webinar) où apparaissent l'URL d'inscription et l'ID du webinaire. Vous pouvez cliquer sur l'URL d'inscription pour voir le formulaire d'inscription que vos participants voient.

Traquer les sources d'inscription

Connectez-vous à votre compte en ligne.

2. Sélectionnez Mes webinaires (My Webinars) dans la navigation de gauche. Cliquez sur le titre du webinaire.

3. Dans la page Gérer le Webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section Partager votre webinaire (Share Your Webinar) et copiez l'URL d'inscription.

4. Ajoutez la source à la fin de l'inscription de l'URL (par ex., https://attendee.gotowebinar.com/register/1751482784943615232?source=email). Vous pouvez ajouter des sources à l'URL d'inscription : « ?source=google », « ?source=facebook », « ?source=linkedin », etc. La source utilisée ne doit pas comporter plus de 128 caractères.

5. Pour afficher les sources utilisées par les inscrits pour trouver votre webinaire, cliquez sur Générer des rapports (Generate Reports) dans le panneau de navigation gauche et sélectionnez Rapport d'inscription (Registration Report).

6. Sélectionnez Générer un rapport Excel (Generate Excel Report) pour le webinaire dont vous souhaitez traquer les sources. Le rapport d'inscription affichera quelle source l'inscrit a utilisé.

Paramètres d'inscription

Connectez-vous à votre compte en ligne.

2. Sélectionnez Mes webinaires (My Webinars) dans la navigation de gauche. Cliquez sur le titre du webinaire.

4. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section Partager votre webinaire (Share Your Webinar).

5. Cliquez sur Modifier (Edit) dans la section Paramètres d'inscription (Registration Settings) pour gérer l'inscription.

Définir une limite d'inscrits

vous pouvez définir une limite d'inscrits afin que personne ne puisse s'inscrire dans votre webinaire une fois le montant maximal d'inscrits atteint. La limite d'inscrits peut comporter jusqu'à 10 fois le nombre maximal de participants (par exemple, si votre limite de participants est de 100, vous pouvez définir la limite d'inscrits à 1 000).

1. Entrez un nombre dans votre limite d'inscrits dans la zone située sous Taille du webinaire (Webinar Size).

2. Cliquez sur Enregistrer (Save). Une fois qu'un trop grand nombre de personnes sont inscrites pour votre webinaire, aucun autre utilisateur ne sera en mesure de s’inscrire.

 

Ajouter des champs d'inscription

1. Dans la page Gérer l'inscription (Manage Registration), vous pouvez sélectionner des champs d'inscription supplémentaires obligatoires ou facultatifs que vos inscrits devront renseigner :

  • Adresse
  • Ville
  • État/Province
  • Code postal
  • Pays
  • Téléphone
  • Secteur d'activité
  • Organisation
  • Fonction
  • Délai d'achat
  • Rôle dans le processus d'achat
  • Nbre d'employés
  • Questions et commentaires

2. Les champs ajoutés sont facultatifs par défaut, sauf si vous sélectionnez la case « Obligatoire » (Required) en regard de chaque champ d'inscription supplémentaire.

3. Cliquez sur Enregistrer (Save). Vous pouvez cliquer sur l'URL d'inscription dans la page Gérer le webinaire pour voir ce que les inscrits verront.

Créer, modifier, trier ou supprimer des questions d'inscription personnalisées

1. Dans la page Gérer l'inscription (Manage Registration), accédez à la section Créer vos propres questions (Create Your Own Questions). Il vous est interdit de solliciter des informations personnelles confidentielles (informations sur la carte bancaire, numéros de sécurité sociale) dans vos questions d'inscription.

2. Cliquez sur Nouvelle question (New Question) pour créer une question d'inscription.

3. Sélectionnez le type de question :

  • Réponse ouverte : permet aux inscrits de donner une réponse ouverte.
  • Choix multiple (une réponse) : donne aux inscrits la possibilité de sélectionner une réponse parmi plusieurs options disponibles.

4. Entrez votre question dans le champ Question. Si vous avez choisi le type de question à choix multiple, saisissez au moins deux réponses dans le champ Réponses. Si vous souhaitez ajouter plus de trois options de réponse, cliquez sur Ajouter une autre réponse.

5. Cliquez sur Créer (Create) pour enregistrer votre question.

  • Pour modifier votre question, cliquez sur celle-ci dans la page Gérer l'inscription (Manage Registration). Après avoir effectué des modifications, cliquez sur Mettre à jour.
  • Pour rendre votre question personnalisée obligatoire, sélectionnez la case à cocher « Obligatoire » en regard de la question dans la page Gérer l'inscription (Manage Registration).
  • Pour supprimer votre question, cliquez sur l'icône Supprimer en regard de la question dans la page Gérer l'inscription (Manage Registration).
  • Pour modifier l'ordre des questions, faites glisser une question vers le haut ou le bas de la liste des questions dans la page Gérer l'inscription (Manage Registration).

6. Cliquez sur Enregistrer (Save).

Approuver automatiquement ou manuellement les inscrits

1. Dans la page Gérer l'inscription (Manage Registration), faites défiler vers le bas jusqu'à la section Approbation (Approval).

2. Sélectionnez l'une des options d'approbation :

  • Approbation automatique (Automatic Approval) : les inscrits recevront immédiatement des informations sur la façon de rejoindre le webinaire une fois qu'ils se seront inscrits.
  • Approbation manuelle (Manual Approval) : vous devez approuver les inscrits avant qu'ils ne reçoivent des informations sur la manière de rejoindre le webinaire.

3. Si vous souhaitez recevoir un e-mail chaque fois que quelqu'un s'inscrit, sélectionnez la case à cocher « Notification relative à l'inscription » (Registration Notification). Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez revenir à la page Gérer le webinaire, dans laquelle vous pouvez cliquer sur Gérer ou sur le lien du numéro de l'inscrit dans la section Gérer l'inscription (Manage Registration) pour approuver ou refuser des inscrits.

4. Cliquez sur Enregistrer (Save).

Diriger des inscrits vers une page de confirmation

1. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section Paramètres d'inscription (Registration Settings).

2. Cliquez sur Modifier (Edit) en regard des paramètres d'inscription.

3.Sélectionner l'une des options suivantes :

  • Diriger les inscrits vers la page de confirmation de GoToWebinar : Les inscrits verront la page de confirmation GoToWebinar standard.
  • Dirigez les inscrits vers votre propre page de confirmation : Entrez le site Web dans lequel vous souhaitez diriger les inscrits après l'inscription.

4. Cliquez sur Enregistrer (Save) pour enregistrer les modifications.

Créer un mot de passe de webinaire

1. Sur la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), cliquez sur Modifier (Edit) en regard des paramètres d'inscription.

2. Sélectionnez la case à cocher « Créer un mot de passe pour le webinaire » (Create a webinar password) pour que les participants soient obligés d'entrer un mot de passe pour rejoindre le webinaire.

3. Entrez votre mot de passe. Vous devez envoyer le mot de passe à vos inscrits ou ils ne pourront pas accéder au webinaire. Pour des raisons de sécurité, GoToWebinar n'envoie pas le mot de passe pour vous.

4. Cliquez sur Enregistrer (Save) pour enregistrer vos modifications.

Gestion des inscriptions

Connectez-vous à votre compte en ligne.

2. Sélectionnez Mes webinaires (My Webinars) dans la navigation de gauche. Cliquez sur le titre du webinaire.

4. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section Partager votre webinaire (Share Your Webinar).

5. Cliquez sur Affichage (View) dans la section Suivi des inscrits (Tracking Registrants) :

Approuver, refuser ou annuler l'inscription

1. Sur la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section Gestion des inscriptions (Registration Management).

2. Cliquez sur Gérer (Manage) ou sur le nombre d'inscrits pour approuver ou refuser des inscrits.

3. Dans la page Inscrits (Registrants), sélectionnez un ou plusieurs inscrits dans l'onglet En attente d'approbation, puis cliquez sur Approuver (Approve) ou sur Refuser (Deny).

Les inscrits approuvés recevront un e-mail de confirmation et seront transférés vers l'onglet Approuvé(s) dans la page Inscrits. Vous pouvez toujours annuler leur inscription après les avoir approuvés ; ils seront transférés vers l'onglet Refusé.

Les inscrits refusés seront transférés vers l'onglet Refuser, dans lequel vous pouvez toujours les approuver si vous changez d'avis.

  • Pour voir les détails d'un inscrit, cliquez sur son nom dans la page Inscrits:
    • Statut : En attente d'approbation, Approuvé ou Refusé
    • Inscrit le : date à laquelle la personne s'est inscrite au webinaire
    • Adresse e-mail : adresse e-mail de l'inscrit
    • Réponses d'inscription (Registration Answers) : réponses aux questions d'inscription personnalisées
  • Pour exporter les données d'inscription vers Excel, cliquez sur Rapport d'inscription dans la page Inscrits.
  • Pour renvoyer l'e-mail de confirmation, cliquez sur le nom de l'inscrit dans sa page, puis cliquez sur Renvoyer l'e-mail de confirmation dans la page Détails de l'inscrit.

E-mails

Connectez-vous à votre compte en ligne.

2. Sélectionnez Mes webinaires (My Webinars) dans la navigation de gauche. Cliquez sur le titre du webinaire.

4. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section Adresse e-mail (Email).

5. Cliquez sur Modifier (Edit) en regard du type d'e-mail que vous souhaitez envoyer.

Envoyer des e-mails de confirmation aux inscrits

1. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section E-mails (Emails).

2. Cliquez sur le bouton Modifier (Edit) de l'e-mail de confirmation dans la section Inscrits (Registrants).

3. Sur la page E-mails de confirmation (Confirmation Emails), choisissez si vous voulez envoyer un e-mail de confirmation aux inscrits en sélectionnant la case à cocher « Envoyer l'e-mail de confirmation aux inscrits » (Send Confirmation Email to Registrants).

4. Si vous avez sélectionné la case à cocher « Envoyer l'e-mail de confirmation aux inscrits » (Send Confirmation Email to Registrants), vous pouvez ensuite modifier l'objet de l'e-mail et entrer un texte personnalisé

5. Cliquez sur Enregistrer (Save). Vous pouvez voir vos modifications dans la section E-mails de la page Gérer le webinaire. Pour avoir un aperçu de la façon dont l'e-mail apparaîtra aux participants, sélectionnez Aperçu.

Si vous voulez envoyer à nouveau des e-mails de confirmation, retournez à la page Gérer le webinaire, puis cliquez sur Gérer en regard de Suivi des inscrits.

Envoyer des e-mails de rappel aux inscrits et invités

1. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section E-mails (Emails).

2. Cliquez sur Modifier (Edit) en regard de la section E-mails de rappel (Reminder Emails).

3. Dans la page E-mails de rappel (Reminder Emails), planifiez l'envoi de vos e-mails de rappel aux participants et invités en choisissant une ou plusieurs options :

  • 1 heure avant la date et l'heure de début du webinaire
  • 1 jour avant la date et l'heure de début du webinaire
  • 1 semaine avant la date et l'heure de début du webinaire

Vous pouvez sélectionner M'envoyer une copie de l'e-mail de rappel si vous souhaitez également en recevoir une copie. Pour avoir un aperçu de la façon dont l'e-mail apparaîtra aux participants, sélectionnez Aperçu.

4. Vous pouvez entrer le texte personnalisé dans le champ. Vous pouvez personnaliser les e-mails de rappel jusqu'à ce qu'ils soient envoyés aux participants.

5. Cliquez sur Enregistrer (Save). Vous pouvez voir vos modifications dans la section E-mails de la page Gérer le webinaire. Pour avoir un aperçu de la façon dont l'e-mail apparaîtra aux participants, sélectionnez Aperçu.

Envoyer des e-mails de suivi aux participants et absents

1. Dans la page Gérer le webinaire (Manage Webinar), faites défiler jusqu'à la section E-mails (Emails).

2. Cliquez sur Modifier (Edit) en regard de E-mail de suivi aux participants (Follow-Up Email to Attendees). Si vous voulez envoyer des e-mails de suivi aux absents (inscrits qui n'ont pas participé), cliquez sur Modifier en regard de Envoyer un e-mail de suivi aux absents.

3. Dans la page E-mail de suivi (Follow-Up Email), activez la case à cocher « Envoyer un e-mail de suivi aux participants » (Send Follow-up Email to Attendees) ou « Envoyer un e-mail de suivi aux absents » (Send Follow-up Email to Absentees). Un e-mail de suivi peut être envoyé aux participants jusqu'à 7 jours après la date de fin planifiée du webinaire.

4. Choisissez ensuite quand vous souhaitez envoyer l'e-mail de suivi :

  • 1- 6 semaines après la date de fin planifiée
  • 1-6 jours après la date de fin planifiée
  • 1-6 heures après la date de fin planifiée

Vous pouvez sélectionner M'envoyer une copie de l'e-mail de suivi si vous souhaitez également en recevoir une copie.

5. Entrez l'objet et le corps du texte dans le champ indiqué pour personnaliser l'e-mail.

6. Cliquez sur Sélectionner un enregistrement (Select a Recording) pour joindre un enregistrement à votre e-mail. Vous pouvez télécharger des enregistrements sur la page Mes enregistrements.

7. Cliquez sur Enregistrer (Save). Vous pouvez voir vos modifications dans la section E-mails de la page Gérer le webinaire. Pour avoir un aperçu de la façon dont l'e-mail apparaîtra aux participants, sélectionnez Aperçu.

Voir aussi

Personnaliser votre Webinaire

Impliquer les participants avec des sondages et des enquêtes

Planifier des webinaires similaires

Annuler un webinaire

S'entraîner sur un webinaire

Démarrer un webinaire planifié