Questions fréquentes sur la planification - GoToMeeting

Trouver une réponse

Rechercher les articles, vidéos et guides d'utilisateurs GoToMeeting .   Votre critère de recherche doit contenir au moins 2 caractères.

Consultez les articles

Questions fréquentes sur la planification

Consultez les questions fréquemment posées sur la planification de réunions ci-dessous !

Remarque : si vous avez choisi de participer à Public Meeting Spaces version bêta, votre processus varie de celui indiqué ci-dessous. Voir Public Meeting Spaces (Beta) pour plus d'informations.

Rubriques de cet article :

Questions générales

C'est la première fois que j'utilise GoToMeeting et je dois organiser une réunion. Que dois-je faire ?

Quelle est la différence entre une réunion ponctuelle et une réunion périodique ?

Planification d'une réunion

Comment organiser une réunion périodique (par exemple, tous les lundis) ?

Comment modifier la date et l'heure de ma réunion périodique ?

Je n'arrive pas à sélectionner l'heure correcte pour ma réunion.

Puis-je conserver le même ID de réunion et/ou les mêmes numéros de téléphone pour toutes mes réunions ?

Comment inviter des participants à ma réunion ?

Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?

Combien de temps peut durer une réunion ?

Combien de temps à l'avance puis-je planifier une réunion ?

Démarrage d'une réunion

Comment démarrer ma réunion ?

Puis-je démarrer ma réunion avant l'heure planifiée ?

Puis-je démarrer une réunion après l'heure planifiée ?

Que se passe-t-il si ma réunion dépasse le délai planifié ?

Je ne vois pas ma réunion dans la liste Mes réunions (My Meetings). Que s'est-il passé ?

Configuration de votre réunion

Comment définir ou modifier le fuseau horaire de mon compte ?

Si je modifie une réunion planifiée, l'ID de la réunion et les informations de connexion sont-ils modifiés ?

Comment définir ou modifier les options audio de mes réunions ?

Puis-je planifier une réunion par téléconférence uniquement ?

Qu'est-ce qu'un numéro préféré et comment puis-je le configurer ?

J'ai besoin de numéros de téléphone pour d'autres pays. Comment définir ou modifier les pays des numéros d'appel ?

Comment annuler ou supprimer une réunion ?

Dépannage

Ma réunion s'est arrêtée et une erreur s'affiche quand j'essaie de démarrer une réunion. Quelle est la cause du problème ?

Un message indiquant « Une autre réunion est déjà planifiée pour cet horaire. » s'affiche. Qu'est-ce que cela signifie ?

Ma réunion va-t-elle expirer ?

 

Questions générales

C'est la première fois que j'utilise GoToMeeting et je dois organiser une réunion. Que dois-je faire ?

Bienvenue ! Commençons sans plus tarder ! Pour commencer, ouvrez une session sur votre compte et cliquez sur le bouton Planifier (Schedule) orange. Une fenêtre va s'ouvrir dans laquelle vous pouvez définir les détails de votre réunion. Veuillez consulter également la section Planifier une réunion pour plus d'informations.

Quelle est la différence entre une réunion ponctuelle et une réunion périodique ?

Lorsque vous planifiez une réunion, vous avez le choix entre deux options dans le menu déroulant en dessous du titre de la réunion. Vous pouvez choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins :

  • Se produit une fois (Occurs once) : ces réunions ont une date et une heure fixes, ainsi qu'un ID de réunion et des informations audio uniques. Une fois l'heure de fin de la réunion dépassée, l'ID de réunion expire.
  • Se produit à plusieurs reprises (Occurs multiple times) : ces réunions possèdent également un ID de réunion et des informations audio uniques, mais elles n'expirent jamais et peuvent être réutilisées car elles n'ont pas de date et d'heure fixes.

Planification d'une réunion

Comment organiser une réunion périodique (par exemple, tous les lundis) ?

Il vous suffit de sélectionner « Se produit à plusieurs reprises » dans le menu déroulant directement sous le titre de la réunion (lors de la planification d'une nouvelle réunion ou lorsque vous modifiez une réunion existante).

Lorsque vous sélectionnez cette option, les menus déroulants de date et d'heure disparaîtront, car votre réunion étant récurrente, elle n'expire jamais et est toujours disponible ! Lorsque vous invitez des personnes à rejoindre votre réunion à l'aide d'une application de calendrier tierce (par exemple, Microsoft Outlook ou le Google Agenda), il vous suffit d'inclure l'URL de participation à votre nouvelle réunion.

Comment modifier la date et l'heure de ma réunion périodique ?

Étant donné que votre réunion périodique n'est pas associée à une date ou à une heure (car elle n'expire jamais), vous n'avez pas besoin de mettre à jour GoToMeeting même si vous modifiez une réunion planifiée. Il vous suffit de mettre à jour la date et l'heure dans l'application de calendrier que vous avez utilisée pour inviter d'autres personnes à votre réunion pour leur signaler que vous avez apporté des modifications !

Si vous avez planifié une seule réunion, vous devrez modifier la date et l'heure de la réunion.

Je n'arrive pas à sélectionner l'heure correcte pour ma réunion.

Si vous planifiez une réunion qui a lieu plusieurs fois (c'est-à-dire, une réunion périodique), il n'est pas nécessaire de planifier une date et une heure. Les réunions périodiques sont disponibles 24h/24 et 7j/7 et n'expirent jamais !

Si vous planifiez une réunion qui n'aura lieu qu'une seule fois, GoToMeeting affichera automatiquement la date d'aujourd'hui et l'heure la plus proche dans le futur en fonction du fuseau horaire de votre compte. Vous pouvez modifier la date et l'heure par défaut comme suit :

  • Date : cliquez sur la date pour ouvrir le menu déroulant de calendrier, puis cliquez sur la date souhaitée (utilisez les flèches de défilement pour modifier les mois).
  • Heure (Time): cliquez sur l'heure pour ouvrir le menu déroulant, puis entrez l'heure de début en séparant l'heure et les minutes par une virgule. Vous pouvez également entrer l'heure au format 24h sans avoir à spécifier AM et PM (par exemple, « 14:00 » définira automatiquement l'heure de début sur 2:00 PM, même si le menu déroulant est défini sur AM). Notez que vous pouvez uniquement planifier une réunion dans le futur.
  • Durée (Duration) : cliquez sur le menu déroulant de durée, puis sélectionnez combien de temps vous voulez que la réunion dure (par ex., 30 min, 60 minutes).
  • Fuseau horaire (Timezone) : si vous le souhaitez, cliquez sur Fuseau horaire de la réunion (Meeting Time Zone) pour modifier le fuseau horaire dans lequel la réunion a été planifiée. Si vous recevez un message d'avertissement sur l'heure de début, vérifiez la date ou le fuseau horaire de votre compte. Si vous préférez, vous pouvez sélectionner un autre fuseau horaire dans lequel planifier la réunion (tel que le fuseau horaire de vos participants). GoToMeeting convertit automatiquement l'heure de début dans votre fuseau horaire pour faciliter la planification.

Puis-je conserver le même ID de réunion et/ou les mêmes numéros de téléphone pour toutes mes réunions ?

Oui. Vous pouvez effectuer ceci de deux façons différentes 

  • Simplifiez vos réunions en réservant votre page de réunion personnalisée, qui est dotée d'une URL personnalisée et est disponible 24h/24 et 7j/7 à l'aide de son propre ID de réunion périodique.

  • Vous pouvez également planifier une nouvelle réunion périodique qui n'expire jamais et est toujours disponible. Chaque réunion que vous planifiez dans GoToMeeting se voit attribuer un ID de réunion et des informations audio uniques, mais si vous utilisez la même réunion périodique pour chaque occurrence de votre série de réunions (au lieu de planifier une nouvelle réunion pour chaque session), votre ID de réunion et vos informations audio restent les mêmes.

Remarque : gardez à l'esprit que les numéros de téléphone peuvent changer si vous ajoutez ou supprimez des pays à partir desquels il est possible de passer des appels (numéros interurbains et/ou numéros de téléphone gratuits), car GoToMeeting va générer des numéros de téléphone pour tous les pays sélectionnés.

Comment inviter des participants à ma réunion ?

Lorsque vous cliquez sur Enregistrer (Save) pour planifier une réunion, GoToMeeting génère automatiquement le texte d'invitation avec toutes les informations permettant de participer à la réunion, y compris les informations audio.

Copiez le texte d'invitation et ouvrez votre application de calendrier, telle que Microsoft Outlook ou Google Agenda. Ouvrez une nouvelle réunion ou un nouveau rendez-vous dans votre calendrier, sélectionnez la date et l'heure et ajoutez des personnes à partir de votre liste de contacts comme vous le faites normalement pour d'autres réunions. Ensuite, il vous suffit simplement de coller les informations de GoToMeeting et d'envoyer l'invitation de calendrier.

Vous pouvez également intégrer GoToMeeting à votre calendrier Microsoft Outlook ou Google Agenda pour faciliter la planification et la gestion de vos réunions ! Connectez-vous à votre compte en ligne et accédez à la page Paramètres (Settings) pour plus d'informations.

Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?

Oui. Il est possible de planifier plus d'une réunion sur la même plage horaire, mais n'oubliez pas que vous pouvez uniquement organiser une réunion à la fois. Un message vous informera du conflit lorsque vous essayez de planifier des réunions qui se chevauchent.

Toutefois, vous pouvez assigner un co-organisateur à toutes vos réunions, et ils seront en mesure de démarrer la réunion pour vous. En outre, si vous êtes déjà dans une réunion et que vous devez la quitter sans pour autant y mettre fin, vous pouvez promouvoir un participant à la réunion comme organisateur de façon à ce que la réunion puisse continuer sans vous.

Veuillez noter que pour attribuer un co-organisateur, vous devez tous les deux appartenir à un compte multi-utilisateur GoToMeeting. Vous pouvez modifier votre abonnement à tout moment pour ajouter des postes supplémentaires à votre compte.

Combien de temps peut durer une réunion ?

Pour les réunions planifiées pour n'avoir lieu qu'une seule fois, vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 heures dans le menu déroulant. Vous pouvez également taper manuellement la durée souhaitée (en minutes). Veuillez noter que votre réunion ne sera pas coupée si vous dépassez la durée impartie à la réunion.

Si vous souhaitez planifier une réunion sans spécifier de durée, essayez de planifier une réunion périodique. Ces réunions ne sont pas liées à une date ou à une heure et elles n'expirent jamais !

Combien de temps à l'avance puis-je planifier une réunion ?

Vous pouvez planifier votre réunion autant de temps à l'avance que vous le vous souhaitez ; utilisez simplement les icônes de flèche sur le menu déroulant de calendrier pour faire défiler les mois et les années.

Démarrage d'une réunion

Comment démarrer ma réunion ?

Vous pouvez facilement démarrer votre réunion en y accédant depuis l'application de bureau ou l'application Web GoToMeeting ou tout simplement en cliquant sur l'URL de participation. Consultez la section Démarrer une réunion planifiée pour plus de détails sur le lancement de votre session.

Consultez les vidéos de formation pour Windows et Mac pour en savoir plus sur la manière de contrôler votre audio, partager votre écran, et utiliser d'autres fonctionnalités pendant une réunion.

Puis-je démarrer ma réunion avant l'heure planifiée ?

Oui. Votre réunion est disponible immédiatement après sa planification, vous pouvez donc la démarrer quand vous le souhaitez.

Vous pouvez également démarrer votre réunion plusieurs fois ; il s'agit du meilleur moyen de vous préparer à des conditions réelles ! Le démarrage d'une réunion en avance n'affecte en aucun cas votre planification ou l'invitation, il n'y a donc pas raison de s'inquiéter.

Remarque : gardez à l'esprit que si vous avez planifié une réunion périodique, vous pouvez l'utiliser à tout moment et elle n'expire jamais !

Puis-je démarrer une réunion après l'heure planifiée ?

Oui, les réunions sont créées avec suffisamment de marge au-delà de l'heure planifiée de façon à ce que vous puissiez poursuivre votre réunion en dépit de changements de dernière minute. Vos réunions planifiées resteront disponibles pendant 30 jours après l'heure de fin planifiée. À ce stade, l'ID de réunion expirera et vous devrez planifier une nouvelle session.

Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion périodique !

Que se passe-t-il si ma réunion dépasse le délai planifié ?

Votre réunion se poursuivra sans interruption jusqu'à ce que vous la quittiez ou que vous y mettiez fin. Gardez à l'esprit que si vous utilisez une page de réunion personnalisée et que vous avez planifié des réunions consécutives, les participants à votre prochaine réunion pourront rejoindre votre première réunion si le délai imparti à cette dernière est dépassé !

Je ne vois pas ma réunion dans la liste Mes réunions (My Meetings). Que s'est-il passé ?

La page Mes réunions (My Meetings) répertorie toutes vos réunions périodiques, en session et à venir. Si vous venez de planifier une réunion, essayez d'actualiser la page pour qu'elle apparaisse. Vous pouvez également cliquer sur Afficher les réunions des 30 derniers jours (Show meetings from the past 30 days) pour afficher plus de réunions (y compris celles dont l'heure de début est déjà dépassée).

Si vous ne voyez pas vos réunions dans la section Afficher les réunions des 30 derniers jours (Show meetings from the past 30 days), il est possible que votre réunion ait expiré. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, vous pouvez planifier une réunion périodique.

Configuration de votre réunion

Comment définir ou modifier le fuseau horaire de mon compte ?

Cliquez sur le menu Bonjour, <votre nom> en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez Mon compte (My Account) dans la navigation de droite. Cliquez sur Modifier (Edit) en regard de « Informations personnelles » (Personal Info) pour modifier le fuseau horaire.

Si je modifie une réunion planifiée, l'ID de la réunion et les informations de connexion sont-ils modifiés ?

La modification des détails de la réunion, tels que la date et l'heure, ne modifie pas l'ID de la réunion ou les informations audio d'une réunion déjà planifiée.

Si vous ajoutez des numéros d'appel pour davantage de pays, les numéros d'appel pour tous les pays seront modifiés. Ceci est dû au fait que GoToMeeting génère de façon aléatoire des informations d'accès pour tous les pays sélectionnés.

Un texte d'invitation mis à jour est fourni lorsque vous enregistrez les modifications apportées à une réunion planifiée. Vous pouvez utiliser ce texte pour informer les participants des nouveaux horaires ou des informations audio supplémentaires.

Comment définir ou modifier les options audio de mes réunions ?

Pour afficher ou modifier les préférences audio de toutes vos réunions, ouvrez une session sur votre compte et accédez à Paramètres (Settings).

Vous pouvez également modifier les options audio pour une réunion particulière lors de la planification ou de la modification d'une réunion. Pour modifier votre réunion, localisez la réunion que vous voulez modifier dans Mes réunions (My Meetings) et cliquez sur l'icône Modifier sur la droite.

GoToMeeting offre les options audio intégrées suivantes :

  • VoIP : vos participants et vous pouvez utiliser l'audio de votre ordinateur via le microphone et les haut-parleurs. Un casque est recommandé pour une meilleure qualité sonore.
  • Appel interurbain (Long distance number) : GoToMeeting génère un numéro de téléphone aléatoire pour la connexion.
  • Numéros d'appels gratuits (Toll-free numbers) : si vous disposez de OpenVoice Integrated, vous pouvez inclure des numéros d'appels gratuits pour la connexion. Apprenez-en plus sur les appels gratuits ici ou apprenez comment ajouter OpenVoice Integrated à votre abonnement GoToMeeting.

Il vous suffit de cocher la case en regard de chaque option pour l'activer. Il est recommandé de fournir les options VoIP et d'appel par téléphone pour permettre à vos participants de choisir l'option audio qui leur convient le mieux.

Si vous souhaitez utiliser votre propre service de téléconférence au lieu de l'audio intégré de GoToMeeting, vous pouvez ajouter ces informations dans GoToMeeting. Il vous suffit de sélectionner l'option « Utiliser un service de téléconférence privé » (Use my own conference call service) et d'ajouter les instructions pour vos participants.

Puis-je planifier une réunion par téléconférence uniquement ?

Vous pouvez définir les options audio des réunions de manière à utiliser uniquement des numéros interurbains et/ou des numéros de téléphone gratuits, de façon à ce que tous les participants utilisent le téléphone pour se connecter à l'audio. Vous n'avez pas besoin de partager votre écran ou d'utiliser toute autre fonctionnalité durant la réunion si vous n'en n'avez pas besoin.

Toutefois, vous devrez démarrer votre réunion en tant qu'organisateur avant que quiconque puisse se connecter. Vous pouvez démarrer votre réunion en cliquant sur Démarrer dans Mes réunions (My Meetings), via le lien de réunion disponible dans l'invitation, ou à l'aide de l'application GoToMeeting si vous l'avez installée.

Qu'est-ce qu'un numéro préféré et comment puis-je le configurer ?

Vous pouvez inclure des numéros d'appels pour plus de 50 pays à l'aide de la fonction audio intégrée de GoToMeeting. Le texte d'invitation répertorie tous les numéros pour vos participants. Un numéro préféré est le numéro qui apparaît en haut de cette liste.

Pour définir votre numéro préféré, ouvrez une session sur votre compte et accédez à la page Paramètres (Settings). Dans la section Audio, cliquez sur Modifier (Edit) en regard de l'option de connexion. Activez les cases à cocher en regard de tous les pays que vous voulez inclure dans les informations d'appel. Cliquez sur l'icône d'étoile pour le définir en tant que numéro préféré. Cela permet de s'assurer que le numéro d'appel pour ce pays est toujours affiché en haut de la liste.

Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul numéro préféré à la fois.

J'ai besoin de numéros de téléphone pour d'autres pays. Comment définir ou modifier les pays des numéros d'appel ?

Vous pouvez inclure des numéros d'appel pour plus de 50 pays en sélectionnant les pays dans les paramètres audio.

Cliquez sur Modifier (Edit) en regard de l'option de connexion dans les paramètres audio. Sélectionnez tous les pays que vous souhaitez inclure en cochant les cases à cocher et en cliquant sur Enregistrer (Save).

Si vous disposez de OpenVoice Integrated, vous pouvez ajouter ou supprimer des numéros d'appels gratuits de la même manière. Cliquez sur Modifier (Edit) en regard des numéros d'appels gratuits et sélectionnez les pays que vous souhaitez.

Pour mettre à jour les préférences audio pour toutes vos réunions ultérieures, accédez à la page Paramètres (Settings) de votre compte et apportez les modifications dans la section Audio.

Comment annuler ou supprimer une réunion ?

Si vous avez utilisé une application de calendrier tierce (par exemple, Outlook ou Google Agenda) pour inviter des participants à votre réunion, utilisez la même application pour les informer que la session est annulée. Vous n'avez pas besoin d'apporter des modifications à GoToMeeting, car votre session va tout simplement expirer.

Si vous souhaitez reporter votre réunion, vous pouvez modifier la date et l'heure. Consultez la section Modifier une réunion planifiée pour plus d'informations. Si vous souhaitez supprimer définitivement une réunion, veuillez consulter la section Annuler une réunion.

Vous pouvez également intégrer GoToMeeting à votre calendrier Microsoft Outlook ou Google Agenda pour faciliter la planification et la gestion de vos réunions ! Connectez-vous à votre compte en ligne et accédez à la page Paramètres (Settings) pour plus d'informations.

Dépannage

Ma réunion s'est arrêtée et une erreur s'affiche quand j'essaie de démarrer une réunion. Quelle est la cause du problème ?

La réunion a peut-être expiré si elle a été planifiée pour n'avoir lieu qu'une seule fois et que l'heure de début programmée a été dépassée.

Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion périodique !

Si vous ne parvenez pas à démarrer une réunion et que des erreurs s'affichent lors de l'ouverture de session, veuillez nous contacter de façon à ce que nous puissions vérifier l'état de votre compte.

Un message indiquant « Une autre réunion est déjà planifiée pour cet horaire. » s'affiche. Qu'est-ce que cela signifie ?

En tant qu'organisateur, vous ne pouvez organiser qu'une seule réunion à la fois, par conséquent il est possible que vous ayez peut-être déjà planifié une réunion qui entre en conflit avec celle que vous essayez de planifier. Consultez la section Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ? pour plus d'informations.

Ces conflits peuvent se produire si vous partagez un compte GoToMeeting. Vous pouvez facilement ajouter des organisateurs supplémentaires à votre compte de manière à ce que chaque organisateur puisse planifier et organiser des réunions comme bon lui semble. Si vous avez besoin d'ajouter vos collègues à votre compte, vous pouvez nous contacter ou modifier votre abonnement à tout moment.

Ma réunion va-t-elle expirer ?

Si vous êtes dans une réunion en cours, non ; la session se poursuivra sans interruption jusqu'à ce que vous y mettiez fin ou que vous la quittiez, même si vous avez dépassé le délai imparti à la réunion.

Cependant, les réunions qui sont planifiées pour une date et une heure spécifiques expireront 30 jours après leur fin prévue, après quoi l'ID de la réunion ne sera plus valide. À ce stade, l'ID de réunion expirera et vous devrez planifier une nouvelle session. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion périodique !