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Planifier une réunion dans Microsoft Outlook

Le plug-in de calendrier Outlook GoToMeeting vous permet d'utiliser, de planifier, de gérer et de démarrer vos réunions directement depuis votre calendrier Microsoft Outlook (organisateurs Windows uniquement). Si vous mettez à jour ou re-planifiez un rendez-vous dans votre calendrier, la réunion associée sera aussi re-planifiée.

IMPORTANT : si vous souhaitez utiliser le plug-in GoToMeeting Outlook, il est fortement recommandé de planifier, mettre à jour et/ou annuler les réunions dans Outlook uniquement. En effet, toutes les modifications que vous apportez au plug-in sont automatiquement reflétées dans le portail Web, alors que les modifications apportées dans le portail Web ne sont pas dupliquées dans le plug-in Outlook. En outre, une replanification de réunion dans Outlook en mode hors connexion ne sera pas affichée dans le site d'administration de GoToMeeting.

Remarques : le plug-in Outlook utilise automatiquement vos paramètres audio par défaut lors de la planification de réunions. Consultez la section Installer GoToMeeting dans Microsoft Outlook pour des instructions d'installation sur une seule machine et en mode silencieux.

Rubriques de cet article :

Planifier une réunion à partir d'Outlook

Modifier une réunion à partir d'Outlook

Supprimer une réunion d'un rendez-vous Outlook

Planifier une réunion à partir d'Outlook

1. Créez une nouvelle réunion ou un nouveau rendez-vous.

2. Sur l'onglet Réunion du ruban, cliquez sur Ajouter une réunion. Si vous y êtes invité, connectez-vous avec vos informations d'identification GoToMeeting.

3. Les informations de session pour la nouvelle réunion (y compris les liens et les numéros de connexion) sont remplies dans le corps de l'e-mail. Si vous avez défini des pays par défaut, ils sont utilisés. Si ce n'est pas le cas, et que États-Unis est sélectionné, États-Unis est utilisé. Dans tous les autres cas, le premier pays sélectionné par ordre alphabétique est utilisé.

4. Utilisez les champs Outlook pour spécifier l'objet, la date et les heures de début et de fin. L'URL de connexion à la réunion est ajoutée automatiquement au champ Emplacement de la réunion. Vous pouvez ajouter un lieu de réunion physique.

5. Invitez des participants en ajoutant leurs adresses e-mail dans le champ À. Cliquez sur Inviter des participants dans le ruban si le champ À n'est pas affiché.

6. Cliquez sur Envoyer lorsque vous avez terminé.

Modifier une réunion à partir d'Outlook

Vous pouvez facilement mettre à jour toutes les sessions que vous avez planifiées via le plug-in Outlook.

Remarque : si une réunion a été planifiée via l'application Web ou l'application de bureau, sa mise à jour dans votre calendrier Outlook ne la met pas automatiquement à jour dans l'application Web GoToMeeting.

1. Ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier Outlook.

2. Mettez à jour la date, l'heure, l'objet et/ou les participants selon les besoins.

3. Cliquez sur Envoyer la mise à jour lorsque vous avez terminé.

Supprimer une réunion d'un rendez-vous Outlook

Si nécessaire, vous pouvez supprimer les informations de session d'un rendez-vous sans annuler le rendez-vous entièrement. Cette opération conserve le rendez-vous sur votre calendrier (et celui de vos participants), mais supprime la réunion du système GoToMeeting.

1. Ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier Outlook.

2. Dans le ruban, cliquez sur le bouton Supprimer une réunion.

3. Cliquez sur Envoyer la mise à jour lorsque vous avez terminé.

Voir aussi

Installer GoToMeeting dans Microsoft Outlook

Installer GoToMeeting dans Microsoft Outlook en mode silencieux

Configurer un proxy pour GoToMeeting dans Microsoft Outlook