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Compartir seminarios web, administrar inscripciones y enviar correos

Cuando haya programado y configurado su seminarios web, puede invitar a usuarios y administrar las inscripciones y preparar el material y los correos electrónicos.

Invitar a asistentes

Ver la URL de inscripción y el ID de seminario web

Seguimiento de las fuentes de inscripción

Ajustes de inscripción

Seguimiento de inscripciones

Correos electrónicos

Invitar a asistentes

Inicie sesión en su cuenta en línea.

2. Seleccione Mis seminarios web en el menú de navegación de la izquierda. Haga clic en el título del seminario web.

3. En la página Administrar curso, seleccione Compartir en la esquina superior izquierda.

O desplácese hasta la sección Compartir seminario web y seleccione una opción de entrega:

  • Enviarme la invitación por correo electrónico: Se le envía a usted la información de la inscripción para el seminario web. A continuación, se les envía a los asistentes.
  • Copiar información del seminario web: Copie y pegue la información de la inscripción del seminario web en una página web, en un documento o donde quiera. Para seleccionar todo el texto que se muestra, haga clic en Seleccionar todo para resaltar todo el contenido. A continuación cópielo y péguelo; para ello, haga clic con el botón secundario en el texto resaltado y seleccione Copiar. O puede seleccionar el texto resaltado y pulsar Ctrl+C en su teclado para copiar y Ctrl+V para pegarlo donde quiera.

Ver la URL de inscripción y el ID de seminario web

Inicie sesión en su cuenta en línea.

2. Seleccione Mis seminarios web en el menú de navegación de la izquierda. Haga clic en el título del seminario web.

3. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Compartir seminario web, donde se muestra la URL de inscripción y el ID de seminario web. Puede hacer clic en la URL de inscripción para que se muestre el formulario de inscripción que ven sus asistentes.

Seguimiento de las fuentes de inscripción

Inicie sesión en su cuenta en línea.

2. Seleccione Mis seminarios web en el menú de navegación de la izquierda. Haga clic en el título del seminario web.

3. En la página Administrar seminarios web, desplácese hasta la sección Compartir seminario web y copie la URL de inscripción.

4. Añada la fuente al final de la URL de inscripción (por ejemplo, https://attendee.gotowebinar.com/register/1751482784943615232?source=email). Puede añadir fuentes a la URL de inscripción como "?source=google", "?source=facebook", "?source=linkedin", etc. La fuente utilizada no puede tener más de 128 caracteres.

5. Para ver qué fuentes han utilizado los inscritos para encontrar su seminario web, haga clic en Generar informes, en el menú de navegación de la izquierda, y seleccione Informe de inscripciones.

6. Seleccione Generar informe en Excel para el seminario web de cuyas fuentes quiera realizar un seguimiento. El informe de inscripciones mostrará qué fuente ha utilizado el inscrito.

Ajustes de inscripción

Inicie sesión en su cuenta en línea.

2. Seleccione Mis seminarios web en el menú de navegación de la izquierda. Haga clic en el título del seminario web.

4. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Compartir seminario web.

5. Haga clic en Editar en la sección Ajustes de inscripción para administrar las inscripciones.

Definir el límite de inscritos

Puede definir un límite de inscritos para que, una vez alcanzado el número máximo de inscritos, nadie más se pueda inscribir. El límite de inscritos puede superar un máximo de diez veces su límite de asistentes (p. ej., si ha establecido el límite de asistentes en 100, podría fijar el límite de inscritos en 1000).

1. Introduzca un número que esté dentro del límite de inscritos en el cuadro que está debajo de Tamaño del seminario web.

2. Haga clic en Guardar. Una vez alcanzado ese número de personas inscritas en el seminario web, nadie más podrá inscribirse.

 

Añadir más campos de inscripción

1. En la página Administrar inscripción, puede seleccionar campos de inscripción adicionales optativos u obligatorios para los asistentes:

  • Domicilio
  • Ciudad
  • Estado/provincia
  • Código postal/zip
  • País
  • Teléfono
  • Sector
  • Organización
  • Cargo profesional
  • Intervalo de tiempo de la compra
  • Función en el proceso de compra
  • No. de empleados
  • Preguntas y comentarios

2. A menos que marque la casilla "Necesario" que se muestra junto a cada campo de inscripción adicional, de forma predeterminada los campos añadidos serán opcionales.

3. Haga clic en Guardar. Puede hacer clic la URL de inscripción de la página Administrar seminario web para ver los que verán los usuarios inscritos.

Crear, editar, clasificar o eliminar preguntas de inscripción personalizadas

1. En la página Administrar inscripción, vaya a la sección Crear sus propias preguntas. Queda terminantemente prohibido solicitar información personal y confidencial (datos de tarjeta de crédito, números de la seguridad social...) en las preguntas de inscripción.

2. Haga clic en Nueva pregunta para crear una pregunta de inscripción.

3. Seleccione el tipo de pregunta:

  • Respuesta corta: Permite a los usuarios inscritos responder con una respuesta abierta.
  • Tipo test (respuesta única): Permite a los usuarios inscritos seleccionar una pregunta entre varias opciones disponibles.

4. Escriba su pregunta en el campo Pregunta. Si elige una pregunta de tipo test, escriba al menos dos respuestas en el campo Respuestas. Si quiere añadir más de tres opciones, haga clic en Añadir otra respuesta.

5. Haga clic en Crear para guardar su pregunta.

  • Para editar su pregunta, haga clic en pregunta en la página Administrar inscripción. Después de haber realizado sus cambios, haga clic en Actualizar.
  • Para que la pregunta personalizada sea necesaria, marque la casilla "Necesaria" que aparece junto a la pregunta en la página Administrar inscripción.
  • Para eliminar su pregunta, haga clic en el icono de eliminación que se muestra junto a la página Administrar inscripción.
  • Para cambiar el orden de las preguntas, arrástrelas y súbalas o bájelas en la lista de preguntas de la página Administrar inscripción.

6. Haga clic en Guardar.

Admitir automática o manualmente a usuarios inscritos

1. En la página Administrar inscripción, desplácese hasta la sección Admisión.

2. Seleccione una de las opciones de admisión:

  • Admisión automática: Los usuarios inscritos recibirán información sobre cómo unirse al seminario web en el momento de inscribirse.
  • Admisión manual: Debe admitir a los usuarios inscritos antes de que reciban la información sobre cómo unirse al seminario web.

3. Si quiere recibir un correo electrónico cada vez que alguien se inscriba, marque la casilla "Notificación de inscripción". Si no selecciona esta opción, puede volver a la página Administrar seminario web, donde podrá hacer clic en Administrar, en el enlace del número de inscrito en la sección Administrar inscripción, para admitir o denegar la inscripción de los usuarios.

4. Haga clic en Guardar.

Dirigir a los inscritos a una página de confirmación

1. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Ajustes de inscripción.

2. Haga clic en Editar, junto a Ajustes de inscripción.

Seleccione una de las siguientes opciones:

  • Dirigir a los inscritos a la página de confirmación de GoToWebinar: Los inscritos verán una página de confirmación estándar de GoToWebinar.
  • Dirigir a los inscritos a su propia página de confirmación:Introduzca el sitio web al que quiere que se dirija a los inscritos una vez hecha la inscripción.

4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Crear una contraseña de seminario web

1. En la página Administrar seminario web, haga clic en Editar, junto a Ajustes de inscripción.

2. Marque la casilla "Crear una contraseña de seminario" para solicitar a los asistentes que introduzcan una contraseña antes de unirse a un seminario web.

3. Indique la contraseña. Debe enviar la contraseña a los usuarios inscritos o no podrán acceder al seminario web. Por motivos de seguridad, GoToWebinar no envía la contraseña por usted.

4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Seguimiento de inscripciones

Inicie sesión en su cuenta en línea.

2. Seleccione Mis seminarios web en el menú de navegación de la izquierda. Haga clic en el título del seminario web.

4. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Compartir seminario web.

5. Haga clic en Ver en la sección Seguimiento de los inscritos:

Admitir, denegar o cancelar inscripciones

1. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Administración de inscripciones.

2. Haga clic en Administrar o en el número de inscritos para admitirlos o denegar su inscripción.

3. En la página Inscritos, seleccione los usuarios inscritos de la pestaña Pendientes de admisión y haga clic en Admitir o en Denegar.

Los usuarios inscritos admitidos recibirán un correo de confirmación y se moverán a la pestaña Admitidos de la página Inscritos. Puede cancelar una inscripción después de haber sido admitido. Dicha inscripción se moverá a la pestaña Denegados.

Los usuarios inscritos denegados se moverán a la pestaña Denegados, donde todavía puede admitirlos si cambia de opinión.

  • Para ver la información de un usuario inscrito, haga clic en su nombre en la página Inscritos:
    • Estado: En espera de admisión, Admitido o Denegado
    • Inscrito: Fecha en la que la persona se inscribió en el seminario web
    • Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del usuario inscrito
    • Respuestas de inscripciones: Respuestas enviadas a las preguntas de inscripción personalizadas
  • Para exportar los datos de inscripción en Excel, haga clic en Informe de inscripciones de la página Inscritos.
  • Para volver a enviar la información por correo electrónico, haga clic en el nombre de un usuario inscrito de la página de inscritos y haga clic en Volver a enviar correo de confirmación en la página Detalles del inscrito.

Correos electrónicos

Inicie sesión en su cuenta en línea.

2. Seleccione Mis seminarios web en el menú de navegación de la izquierda. Haga clic en el título del seminario web.

4. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Correo electrónico.

5. Haga clic en Editar, junto al tipo de correo electrónico que quiere enviar.

Enviar correos de confirmación a los inscritos

1. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Correos.

2. Haga clic en Editar en la sección Correo de confirmación para los inscritos.

3. En la página Correos de confirmación, puede elegir si enviar un correo de confirmación a los inscritos si marca la casilla "Enviar correo de confirmación a los inscritos".

4. Si ha marcado la casilla "Enviar correo de confirmación a los inscritos", ahora puede escribir el asunto y el texto del mensaje.

5. Haga clic en Guardar. Puede ver sus cambios en la sección Correos electrónicos de la página Administrar seminario web. Para una vista previa del correo electrónico que se enviará a los asistentes, seleccione Vista previa.

Si quiere reenviar los correos de confirmación, vuelva a la página Administrar seminario web y haga clic en Administrar, junto al seguimiento de los inscritos.

Enviar correos de recordatorio a inscritos y panelistas

1. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Correos.

2. Haga clic en Editar , junto a la sección Correos de recordatorio.

3. En la página Correos de recordatorio, programe el correo de recordatorio que se enviará a los inscritos y a los panelistas por medio de una o más opciones:

  • 1 hora antes de la fecha y hora de comienzo del seminario web
  • 1 día antes de la fecha y hora de comienzo del seminario web
  • 1 semana antes de la fecha y hora de comienzo del seminario web

Puede seleccionar Enviarme una copia del correo de recordatorio si quiere recibir usted también una copia. Para obtener una vista previa del correo electrónico que verán los asistentes, seleccione Vista previa.

4. Puede escribir un texto personalizado en el campo proporcionado. Puede personalizar los correos electrónicos de recordatorio hasta que se les envíen a los asistentes.

5. Haga clic en Guardar. Puede ver sus cambios en la sección Correos electrónicos de la página Administrar seminario web. Para obtener una vista previa del correo electrónico que verán los asistentes, seleccione Vista previa.

Enviar correo de seguimiento a los asistentes y los ausentes

1. En la página Administrar seminario web, desplácese hasta la sección Correos.

2. Haga clic en Editar junto a Correo de seguimiento para los asistentes. Si quiere enviar correos de seguimiento a los ausentes (inscritos que no vienen a la sesión), haga clic en Editar, en la sección Correo de seguimiento para los ausentes.

3. En la página Correo de seguimiento, marque la casilla "Enviar correo de seguimiento a los asistentes" o la casilla "Enviar correo de seguimiento a los ausentes". Se puede enviar un correo de seguimiento a los asistentes hasta siete días después de la fecha de finalización programada para el seminario web.

4. A continuación, elija cuándo quiere enviar el correo de seguimiento:

  • Entre 1 y 6 semanas después de la fecha de finalización programada
  • Entre 1 y 6 días después de la fecha de finalización programada
  • Entre 1 y 6 horas después de la fecha de finalización programada

Puede marcar Enviarme una copia del correo de seguimiento si quiere recibir usted también una copia.

5. Escriba el asunto y el texto del mensaje en el campo proporcionado para personalizar el correo.

6. Haga clic en Seleccione una grabación para adjuntar una grabación al correo electrónico. Puede cargar las grabaciones en la página Mis grabaciones.

7. Haga clic en Guardar. Puede ver sus cambios en la sección Correos electrónicos de la página Administrar seminario web. Para obtener una vista previa del correo electrónico que verán los asistentes, seleccione Vista previa.

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