Preguntas frecuentes sobre la programación de reuniones - GoToMeeting

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Preguntas frecuentes acerca de la programación de reuniones

A continuación, puede consultar las preguntas más frecuentes sobre la programación de reuniones.

Nota: Si se ha suscrito a Public Meeting Spaces beta (Espacios públicos de reunión), su proceso variará del que se muestra a continuación. Consulte Public Meeting Spaces (Beta) para obtener más información.

Temas tratados en este artículo:

Preguntas generales

Es la primera vez que uso GoToMeeting y tengo que preparar una reunión. ¿Qué hago?

¿Qué diferencia hay entre una reunión única y una reunión recurrente?

Programación de reuniones

¿Cómo preparo una reunión recurrente (p. ej., todos los lunes)?

¿Cómo cambio la fecha y la hora de las reuniones recurrentes?

Tengo problemas para seleccionar el momento de mi reunión.

¿Puedo conservar el mismo ID de reunión o los mismos números de teléfono en todas mis reuniones?

¿Cómo invito a personas a mi reunión?

¿Puedo programar reuniones que se solapen?

¿Cuánto tiempo puede durar una reunión?

¿Con cuánta antelación se puede programar una reunión?

Inicio de reuniones

¿Cómo inicio las reuniones?

¿Puedo iniciar reuniones antes de la hora programada?

¿Puedo iniciar reuniones después de la hora programada?

¿Qué ocurre si mi reunión se pasa de la hora programada?

No encuentro mi reunión en la lista Mis reuniones. ¿Qué ha pasado?

Configuración de las reuniones

¿Cómo establezco o cambio la zona horaria de la cuenta?

Si edito una reunión programada, ¿el ID de la reunión y la información de acceso telefónico cambian?

¿Cómo establezco o cambio las opciones de audio de mis reuniones?

¿Puedo programar reuniones que solo se realicen por teléfono?

¿Qué es un número preferido y cómo lo establezco?

Necesito números de teléfono para más países. ¿Cómo establezco o cambio los países de los números de teléfono?

¿Cómo cancelo o elimino reuniones?

Solución de problemas

Mi reunión ha dejado de funcionar, y si intento iniciar una reunión recibo un mensaje de error. ¿Por qué ocurre esto?

Dice "Ya se ha programado otra reunión para la misma hora". ¿Qué significa?

¿Mi reunión va a expirar?

 

Preguntas generales

Es la primera vez que uso GoToMeeting y tengo que preparar una reunión. ¿Qué hago?

¡Hola! Vamos a empezar. Inicie sesión en su cuenta y haga clic en el botón naranja Programar. Se abrirá una ventana donde podrá configurar los detalles. Para obtener más información, también puede consultar Programar una reunión.

¿Qué diferencia hay entre una reunión única y una reunión recurrente?

Siempre que programe una reunión, dispondrá de dos opciones en el menú desplegable que hay debajo del título de la reunión. Puede elegir la que mejor se adapte a sus necesidades:

  • Tiene lugar una vez. Estas reuniones tienen una fecha y una hora definidas, así como un ID de reunión y una información de audio exclusivos. Una vez que la hora de finalización de la reunión haya pasado, el ID de la reunión expirará.
  • Tiene lugar varias veces. Estas reuniones también tienen un ID de reunión y una información de audio exclusivos, pero como no tienen una fecha y una hora de inicio establecidas, nunca expiran y se pueden volver a usar todas las veces que quiera.

Programación de reuniones

¿Cómo preparo una reunión recurrente (p. ej., todos los lunes)?

Muy fácil: seleccione "Tiene lugar varias veces" en el menú desplegable que hay justo debajo del título de la reunión (al programar una nueva reunión o al editar una existente).

Cuando haya seleccionado esta opción, las listas desplegables de fecha y hora desaparecerán porque las reuniones recurrentes nunca expiran y siempre están disponibles. Al invitar a personas a unirse a sus reuniones mediante una aplicación de calendario externa (por ejemplo, Microsoft Outlook o Google Calendar), solo debe incluir la dirección URL de la nueva reunión.

¿Cómo cambio la fecha y la hora de las reuniones recurrentes?

Puesto que la reunión recurrente no está asociada a una fecha o una hora concretas (porque no expira nunca), no es necesario actualizar GoToMeeting aunque la programación de la reunión cambie. Solo tiene que actualizar la fecha y la hora en la aplicación de calendario que utilizó para invitar a los demás a la reunión a fin de informarles de que ha cambiado la programación.

Si ha programado una reunión única, deberá editar la fecha y la hora de la reunión.

Tengo problemas para seleccionar el momento de mi reunión.

Si va a programar una reunión que tendrá lugar varias veces (p. ej., una reunión recurrente), no es necesario programar la fecha y la hora. Las reuniones recurrentes están disponibles las 24 horas del día y nunca expiran.

Si va a programar una reunión que solo tendrá lugar una vez, GoToMeeting mostrará automáticamente la fecha de hoy y la hora futura más próxima en función de la zona horaria de su cuenta. Puede modificar la fecha y la hora predeterminadas de la siguiente manera:

  • Fecha. Haga clic en la fecha para abrir el calendario desplegable y, a continuación, haga clic en la fecha que quiera (utilice las flechas de desplazamiento para cambiar de mes).
  • Hora. Haga clic en la hora para abrir el menú desplegable y, a continuación, escriba la hora de inicio con las horas y los minutos separados por dos puntos. También puede escribirla en formato absoluto (de 24 h) sin tener que cambiar entre a. m. y p. m. (por ejemplo, "14:00" establece automáticamente la hora de inicio a las 2:00 p. m. aunque el menú desplegable diga a. m.). Tenga en cuenta que solo puede programar reuniones en el futuro.
  • Duración. Haga clic en el menú desplegable de duración y, a continuación, seleccione la duración de la reunión (por ejemplo, 30 min o 60 min).
  • Zona horaria. Si quiere, haga clic en "Zona horaria de la reunión" para cambiar la zona horaria en que se programa la reunión. Si ve una advertencia sobre la hora de inicio, compruebe la fecha o la zona horaria de su cuenta. Si lo prefiere, puede seleccionar otra zona horaria en la que programar la reunión (como, por ejemplo, la zona horaria de los asistentes). GoToMeeting convierte automáticamente la hora de inicio de su zona horaria para simplificar la programación.

¿Puedo conservar el mismo ID de reunión o los mismos números de teléfono en todas mis reuniones?

. Hay dos formas de hacerlo:

  • Simplifique sus reuniones y reserve una página personalizada de reuniones, la cual dispone de una dirección URL personalizada, siempre está disponible y cuenta con su propio ID de reunión recurrente.

  • También puede programar una nueva reunión recurrente, que nunca expira y siempre está disponible. Cada reunión que programe en GoToMeeting tiene su ID de reunión y su información de audio exclusivos, pero si usa la misma reunión recurrente para cada reunión de la serie (en lugar de programar una nueva reunión para cada sesión), el ID de reunión y la información de audio siguen siendo los mismos.

Nota: Tenga en cuenta que los números de teléfono pueden cambiar si añade o quita países desde los que llamar por teléfono (ya sean números gratuitos o de larga distancia) porque GoToMeeting generará números de teléfono de todos los países seleccionados.

¿Cómo invito a personas a mi reunión?

Cuando haga clic en Guardar para programar una reunión, GoToMeeting generará automáticamente el texto de la invitación con toda la información para unirse a la reunión, incluida la información de audio.

Copie el texto de la invitación y abra su aplicación de calendario, como Microsoft Outlook o Google Calendar. Abra una nueva reunión o cita en el calendario, seleccione la fecha y la hora, y añada personas de su lista de contactos como lo haría normalmente para otras reuniones. A continuación, pegue la información de GoToMeeting y envíe la invitación de calendario.

También puede integrar GoToMeeting en el calendario de Microsoft Outlook o Google Calendar para facilitar la programación y la administración de sus reuniones. Inicie sesión en su cuenta en línea y vaya a la página Ajustes para obtener más información.

¿Puedo programar reuniones que se solapen?

Sí. Puede programar más de una reunión para la misma franja de tiempo, pero tenga en cuenta que solo puede organizar una reunión a la vez. Verá un mensaje que le avisará del conflicto que se producirá si intenta programar reuniones que se solapan.

Sin embargo, puede asignar coorganizadores para sus reuniones, y ellos podrán iniciar las reuniones por usted. Además, si usted ya se encuentra en una reunión y debe abandonarla sin finalizarla para todos, puede convertir a un asistente de la reunión en organizador, de modo que la reunión pueda continuar sin usted.

Tenga en cuenta que, para asignar un coorganizador, los dos deben pertenecer a una cuenta multipuesto de GoToMeeting. Puede cambiar el plan cuando quiera para añadir más puestos a su cuenta.

¿Cuánto tiempo puede durar una reunión?

Para las reuniones programadas que tengan lugar solo una vez, puede seleccionar un máximo de 5 horas en el menú desplegable. También puede escribir manualmente la duración que quiera (en minutos). Tenga en cuenta que la reunión no terminará de forma abrupta si se pasa del tiempo establecido.

Si quiere programar una reunión sin especificar la duración, pruebe a programar una reunión recurrente. Estas reuniones no están asociadas a una fecha y una hora concretas, y nunca expiran.

¿Con cuánta antelación se puede programar una reunión?

Puede programar la reunión con tanta antelación como quiera. Solo debe usar las flechas del calendario desplegable para desplazarse entre los meses y los años.

Inicio de reuniones

¿Cómo inicio las reuniones?

Para iniciarlas, búsquelas en la Web App o la aplicación de escritorio de GoToMeeting, o bien haga clic en la URL de conexión. Consulte Iniciar una reunión programada para obtener más información sobre el inicio de sesiones.

Con los vídeos de formación para Windows y Mac podrá obtener más información sobre cómo controlar el audio, compartir la pantalla y usar otras funciones durante las reuniones.

¿Puedo iniciar reuniones antes de la hora programada?

Sí. Las reuniones están disponibles justo después de programarlas, de forma que puede iniciarlas cuando quiera.

También puede iniciarlas varias veces; de hecho, es la mejor forma de prepararse para las reuniones de verdad. Iniciar reuniones no afecta a la programación ni a las invitaciones, por lo que no hay de qué preocuparse.

Nota: Tenga en cuenta que, si ha programado reuniones recurrentes, podrá servirse de ellas en cualquier momento, ¡y nunca expiran!

¿Puedo iniciar reuniones después de la hora programada?

. Las reuniones se crean con suficiente tiempo de margen más allá de la hora programada para que pueda ocuparse de las reuniones a pesar de posibles cambios de última hora del día. Las reuniones programadas seguirán estando disponibles durante los 30 días posteriores a la hora de finalización programada. En ese momento, el ID de reunión expirará y tendrá que volver a programar una nueva sesión.

Si no quiere que las reuniones expiren, la próxima vez pruebe a programar reuniones recurrentes.

¿Qué ocurre si mi reunión se pasa de la hora programada?

No se preocupe: la reunión seguirá sin interrupciones hasta que usted la finalice o la abandone. Tenga en cuenta que si usa una página personalizada de reuniones y tiene reuniones programadas seguidas, es posible que, si se pasa del tiempo, los asistentes de la reunión siguiente empiecen a unirse a la primera.

No encuentro mi reunión en la lista Mis reuniones. ¿Qué ha pasado?

La página "Mis reuniones" muestra todas las reuniones próximas, en curso y recurrentes. Si acaba de programar una reunión, pruebe a actualizar la página para que aparezca. También puede hacer clic en Mostrar las reuniones de los últimos 30 días para que aparezcan más reuniones (incluidas aquellas cuya hora de inicio ya ha pasado).

Si no ve sus reuniones en la sección Mostrar las reuniones de los últimos 30 días, es posible que la reunión haya expirado. Si no quiere que las reuniones expiren, puede programar reuniones recurrentes.

Configuración de las reuniones

¿Cómo establezco o cambio la zona horaria de la cuenta?

Haga clic en el menú Hola, <su nombre> de la parte superior derecha de la pantalla y, a continuación, seleccione Mi cuenta en el menú de navegación de la derecha. Haga clic en Editar, junto a "Información personal", para cambiar la zona horaria.

Si edito una reunión programada, ¿el ID de la reunión y la información de acceso telefónico cambian?

El hecho de editar detalles de la reunión, como la fecha y la hora, no cambia el ID de reunión o la información de audio de las reuniones ya programadas.

Si añade números de teléfono de más países, los números de todos los países cambiarán. Esto se debe a que GoToMeeting genera aleatoriamente información de acceso telefónico disponible de todos los países seleccionados.

Al guardar los cambios de una reunión programada, aparece un cuadro de texto de la invitación actualizada. Puede usar este texto para mantener informados a los asistentes de la nueva hora o de información adicional de audio.

¿Cómo establezco o cambio las opciones de audio de mis reuniones?

Para ver o editar las preferencias de audio de todas sus reuniones, inicie sesión en su cuenta y vaya a Ajustes.

También puede cambiar las opciones de audio de reuniones específicas cuando programe o edite reuniones. Para editar una reunión, busque la reunión que quiere cambiar en "Mis reuniones" y haga clic en el icono de edición de la derecha.

GoToMeeting ofrece las siguientes opciones de audio integrado:

  • VoIP. Usted y los asistentes pueden utilizar el audio de su equipo mediante el micrófono y los altavoces. Se le escuchará mejor si utiliza unos auriculares con micrófono.
  • Número de larga distancia. GoToMeeting genera un número de teléfono aleatorio para el acceso telefónico.
  • Números gratuitos. Si dispone de OpenVoice Integrated, puede incluir números gratuitos para el acceso telefónico. Puede obtener más información acerca del servicio de audio gratuito aquí o sobre cómo añadir OpenVoice Integrated a un plan de GoToMeeting.

Marque la casilla de verificación de las opciones correspondientes para habilitarlas. Se recomienda ofrecer las opciones de VoIP y de acceso telefónico, ya que, con las dos, los asistentes podrán elegir la mejor opción de audio para ellos.

Si quiere usar su propio servicio de llamadas de conferencia en vez del audio integrado de GoToMeeting, puede añadir la información correspondiente en GoToMeeting. Solo debe seleccionar "Utilizar mi propio servicio de llamadas de conferencia" y añadir las instrucciones para los asistentes.

¿Puedo programar reuniones que solo se realicen por teléfono?

Puede configurar las opciones de audio de cualquier reunión solamente con números de larga distancia y/o gratuitos, de modo que todos usen el teléfono para conectarse al audio. Durante estas reuniones, no tiene que compartir la pantalla o cualquier otra función si no es necesario.

No obstante, tendrá que iniciar la reunión como organizador antes de que los asistentes puedan llamar y conectarse al audio. Para iniciar la reunión, haga clic en Iniciar en Mis reuniones, a través del enlace a la reunión que hay en la invitación o mediante la aplicación de GoToMeeting si la tiene instalada.

¿Qué es un número preferido y cómo lo establezco?

Puede incluir números de teléfono de más de 50 países mediante el audio integrado de GoToMeeting. El texto de la invitación muestra una lista con todos los números para los asistentes. El número preferido es el número que aparece en la parte superior de la lista.

Para definir un número preferido, inicie sesión en la cuenta y vaya a la página Ajustes. En la sección Audio, haga clic en Editar, junto a la opción de acceso telefónico. Marque las casillas de verificación de todos los países que quiere incluir en la información de acceso telefónico. Haga clic en el icono con forma de estrella para definir un número preferido. Así, se asegurará de que el número de teléfono de ese país siempre aparece en la parte superior de la lista.

Solo puede seleccionar un número preferido.

Necesito números de teléfono para más países. ¿Cómo establezco o cambio los países de los números de teléfono?

Puede incluir los números de teléfono de más de 50 países; para ello, seleccione los países que quiera en los ajustes de audio.

Haga clic en Editar, junto a la opción de acceso telefónico de los ajustes de audio. Para seleccionar los países que quiere incluir, marque las casillas de verificación que hay al lado y haga clic en Guardar.

Si dispone de OpenVoice Integrated, puede añadir o quitar números gratuitos de la misma forma. Haga clic en Editar, junto a la opción de números gratuitos, y elija los países correspondientes.

Para actualizar las preferencias de audio de todas sus reuniones futuras, vaya a la página "Ajustes" de la cuenta y realice los cambios en la sección Audio.

¿Cómo cancelo o elimino reuniones?

Si ha usado una aplicación de calendario externa (por ejemplo, Outlook o Google Calendar) para invitar a asistentes a la reunión, utilice la misma aplicación para informarles de que la sesión se ha cancelado. No es necesario hacer cambios en GoToMeeting, ya que la sesión simplemente expirará.

Si, en lugar de eso, quiere posponer la reunión, puede cambiar la fecha y la hora. Consulte Editar una reunión programada para obtener más información. Si quiere quitar completamente una reunión, consulte Cancelar una reunión.

También puede integrar GoToMeeting en el calendario de Microsoft Outlook o Google Calendar para facilitar la programación y la administración de sus reuniones. Inicie sesión en su cuenta en línea y vaya a la página Ajustes para obtener más información.

Solución de problemas

Mi reunión ha dejado de funcionar, y si intento iniciar una reunión recibo un mensaje de error. ¿Por qué ocurre esto?

Es posible que la reunión haya expirado si esta se programó para que tuviera lugar solo una vez y la hora de inicio ya haya pasado.

Si no quiere que las reuniones expiren, la próxima vez pruebe a programar reuniones recurrentes.

Si no puede iniciar reuniones y obtiene un mensaje de error al iniciar sesión, póngase en contacto con nosotros para comprobar el estado de su cuenta.

Dice "Ya se ha programado otra reunión para la misma hora". ¿Qué significa?

Como organizador, usted solo puede organizar una reunión a la vez, por lo que es posible que haya programado una reunión que se solapa con la que intenta programar. Consulte ¿Puedo programar reuniones que se solapen? para obtener más información.

Estos conflictos se pueden producir si comparte una cuenta de GoToMeeting. Puede añadir más organizadores a su cuenta fácilmente para que los organizadores puedan programar y organizar reuniones con total libertad. Si necesita añadir a sus compañeros a su cuenta, póngase en contacto con nosotros o cambie su plan cuando quiera.

¿Mi reunión va a expirar?

Si se encuentra en una reunión activa, no. La sesión continuará sin interrupciones hasta que la finalice o la abandone, aunque se haya pasado de la hora de finalización programada.

Sin embargo, las reuniones programadas para una fecha y una hora específicas expirarán 30 días después de la fecha de finalización en que se programaron, y a partir de ese momento el ID de reunión ya no será válido. En ese momento, el ID de reunión expirará y tendrá que volver a programar una nueva sesión. Si no quiere que las reuniones expiren, la próxima vez pruebe a programar reuniones recurrentes.