Programar una reunión en Microsoft Outlook - GoToMeeting

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Programar una reunión en Microsoft Outlook

El plugin de GoToMeeting para el calendario de Outlook permite programar, administrar e iniciar reuniones directamente desde su calendario de Microsoft Outlook (solo para organizadores de Windows). Si actualiza o vuelve a programar una cita en el calendario, la reunión con la que esté relacionada también se volverá a programar.

IMPORTANTE: Si quiere utilizar el plugin de GoToMeeting para Outlook, se recomienda que programe, actualice y/o cancele reuniones solo en Outlook. Esto se debe a que, mientras que todos los cambios que realice en el plugin se reflejarán en el portal web, los cambios realizados en el portal web no se duplican en el plugin de Outlook. Además, si cambia la programación de las reuniones mientras Outlook esté en el modo sin conexión, los cambios no aparecerán en el sitio de administración de GoToMeeting.

Nota: El plugin para Outlook utiliza automáticamente la configuración de audio predeterminada al programar reuniones. Consulte Instalar GoToMeeting en Microsoft Outlook para obtener instrucciones de instalación en el modo silencioso de administrador y una sola máquina.

Temas tratados en este artículo:

Programar una reunión desde Outlook

Editar una reunión desde Outlook

Eliminar una reunión desde una cita de Outlook

Programar una reunión desde Outlook

1. Cree una nueva reunión o cita.

2. En la pestaña Reunión de la cinta de opciones, haga clic en Añadir reunión. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de GoToMeeting.

3. La información de sesión para la nueva reunión (incluidos los enlaces de acceso y los números de teléfono) se rellenarán en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Si tiene países establecidos como preferidos, se utilizarán esos países. Si no es así y está seleccionado EE. UU., se utilizará EE. UU. Para todos los demás casos, se utiliza el primer país seleccionado por orden alfabético.

4. Utilice los campos de Outlook para especificar el asunto, la fecha y las horas de inicio y finalización. La URL de acceso a la reunión se añade automáticamente al campo Ubicación de la reunión. Puede añadir una sala de reuniones física, si fuera necesario.

5. Invite a los asistentes añadiendo sus direcciones de correo al campo A. Haga clic en el botón Invitar a los asistentes en la cinta de opciones, si no aparece el campo A.

6. Haga clic en Enviar cuando haya terminado.

Editar una reunión desde Outlook

Puede actualizar fácilmente las sesiones que haya programado originalmente con el plugin para Outlook.

Nota: Si una reunión se programó desde la Web App o la aplicación de escritorio, actualizarla en el calendario de Outlook no la actualizará automáticamente en la Web App de GoToMeeting.

1. Abra la cita correspondiente en el calendario de Outlook.

2. Actualice la fecha, la hora, el asunto y/o los asistentes.

3. Haga clic en Enviar actualización cuando haya terminado.

Eliminar una reunión desde una cita de Outlook

Si es necesario, puede quitar la información de sesión de una cita sin cancelar la cita. Se mantendrá la cita en el calendario (y en el de los asistentes), pero se quitará la reunión del sistema de GoToMeeting.

1. Abra la cita correspondiente en el calendario de Outlook.

2. En la cinta de opciones, haga clic en Eliminar reunión.

3. Haga clic en Enviar actualización cuando haya terminado.

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