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Planen eines Meetings in Microsoft Outlook

Mit dem Outlook-Kalender-Plug-In von GoToMeeting können Sie Ihre Ihre Meetings direkt von Ihrem Microsoft Outlook-Kalender aus planen, verwalten und starten (nur für Organisatoren unter Windows). Wenn Sie einen Termin in Ihrem Kalender aktualisieren oder neu planen, wird das zugeordnete Meeting auch neu geplant.

WICHTIG: Wenn Sie das GoToMeeting-Outlook-Plug-In verwenden möchten, wird dringend empfohlen, dass Sie Meetings nur in Outlook planen, aktualisieren und/oder absagen. Dies ist wichtig, weil sämtliche Änderungen, die Sie im Plug-In vornehmen, automatisch im Webportal übernommen werden, Änderungen im Web-Portal hingegen werden im Outlook Plug-In nicht dupliziert. Darüber hinaus erscheinen Änderungen der Meetingplanung, die im Offline-Modus in Outlook vorgenommen wurden, nicht in der GoToMeeting-Administrator-Website.

Hinweis: Das Outlook Plug-In verwendet automatisch die Standard-Audioeinstellungen beim Planen von Meetings. Weitere Informationen finden Sie in den Installationsanweisungen zum Installieren von GoToMeeting in Microsoft Outlook.

Themen in diesem Artikel:

Planen eines Meetings über Outlook

Bearbeiten eines geplanten Meetings über Outlook

Entfernen eines Meetings aus einem Outlook-Termin

Planen eines Meetings über Outlook

1. Erstellen Sie ein neues Meeting oder einen neuen Termin.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Meeting" des Menübands, und klicken Sie auf Meeting hinzufügen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit Ihren GoToMeeting-Anmeldeinformationen an.

3. Die Sitzungsinformationen für ein neues Meeting (einschließlich Teilnahme-Links und Einwahlnummern) werden im Text der E-Mail automatisch eingefügt. Wenn Sie bevorzugte Länder eingestellt haben, werden diese verwendet. Wenn nicht, und die Option "US" wurde ausgewählt, wird die USA verwendet. In allen anderen Fällen wird das alphabetisch an erster Stelle stehende ausgewählte Land verwendet.

4. Verwenden Sie die Outlook-Felder für den Betreff, das Datum und die Start- und Endzeiten. Die URL zur Verbindung mit dem Meeting wird automatisch im Feld "Ort" hinzugefügt. Sie können bei Bedarf einen Meetingraum hinzufügen.

5. Laden Sie Teilnehmer ein, indem Sie deren E-Mail-Adressen in das Feld "An" eingeben. Klicken Sie im Menüband auf Teilnehmer einladen, wenn das Feld "An" nicht angezeigt wird.

6. Klicken Sie auf Senden, wenn Sie fertig sind.

Bearbeiten eines geplanten Meetings über Outlook

Sitzungen, die ursprünglich über das Outlook-Plug-In geplant wurden, können leicht aktualisiert werden.

Hinweis: Wenn Sie ein Meeting über die Web-App oder die Desktopanwendung geplant haben, wird dieses durch das Aktualisieren in Ihrem Outlook-Kalender nicht auch automatisch in der GoToMeeting-Web-App aktualisiert.

1. Öffnen Sie den gewünschten Termin in Ihrem Outlook-Kalender.

2. Aktualisieren Sie das Datum, die Uhrzeit, den Betreff und/oder die Teilnehmer wie gewünscht.

3. Klicken Sie auf Aktualisierung senden, wenn Sie fertig sind.

Entfernen eines Meetings aus einem Outlook-Termin

Falls erforderlich, können Sie die Sitzungsinformationen eines Termins entfernen, ohne den Termin ganz abzusagen. Dadurch wird der Termin in Ihrem Kalender (und in denen der Teilnehmer) beibehalten, aber das Meeting wird aus GoToMeeting entfernt.

1. Öffnen Sie den gewünschten Termin in Ihrem Outlook-Kalender.

2. Klicken Sie im Menüband auf Meeting entfernen.

3. Klicken Sie auf Aktualisierung senden, wenn Sie fertig sind.

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